Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F - Federation Departementale Admr

L'Assistant de gestion administratif H/F a pour mission première d'assurer la gestion administrative globale de l'association ADMR de Pontarlier.
Le poste est majoritairement basé sur le secteur de Valdahon, avec des interventions ponctuelles sur Pontarlier en cas de besoin.

Il/elle exerce ses fonctions sous l'autorité du Responsable de secteur, qui définit les méthodes et procédures de travail, apporte un appui opérationnel et veille à la bonne exécution des missions.

Missions principales :

1. Appui à l'organisation et à la planification
- Superviser et coordonner l'organisation des plannings d'intervention réalisés par les secrétaires locales d'associations.
- Participer à la planification des interventions des aides à domicile via le logiciel métier PHILIA.
- Veiller à la cohérence et à la continuité des interventions auprès des bénéficiaires.

2. Accueil et gestion administrative
- Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des appels (clients, salariés, secrétaires, présidents d'associations).
- Gérer la boîte mail dédiée (cellule qualité) : traitement des demandes, orientation vers les interlocuteurs ou services compétents.
- Assurer l'accueil physique lorsque nécessaire.
- Créer, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des salariés et des clients.
- Élaborer les contrats de travail et participer au suivi administratif des ressources humaines.
- Paramétrer les outils professionnels (téléphones, accès logiciels, etc.).
- Tenir à jour les tableaux de bord et outils de suivi.

3. Appui aux équipes locales et aux dirigeants bénévoles
- Apporter un soutien administratif aux secrétaires locales et aux responsables associatifs bénévoles.
- Contribuer à la préparation, à l'organisation et à la coanimation des réunions mensuelles.
- Participer à la circulation de l'information et à la coordination entre les acteurs locaux et la fédération.

4. Qualité, suivi et gestion des situations sensibles
- Traiter les réclamations et précontentieux clients.
- Participer à la gestion des situations disciplinaires ou des difficultés rencontrées par les équipes d'intervention, en lien avec le Responsable de secteur.
- Contribuer à l'amélioration continue de la qualité de service.

5. Reporting
- Rendre compte régulièrement de l'activité et des situations rencontrées à la hiérarchie.
- Participer au suivi des indicateurs d'activité et de qualité.
- La connaissance du secteur associatif et de l'intervention à domicile serait un plus

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Organiser des réunions internes,Relayer de l'information

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autre accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants et d'adolescents

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).