Secrétaire H/F - Ass Promotion Arts du Cirque en Alsace

Le/la secrétaire est chargé(e) de :
- Accueil physique, téléphonique et internet des adhérents et du public ;
- Gestion des adhérents : inscriptions des élèves, saisie informatique (logiciel dédié), suivi des encaissements, lien aux adhérents
- Gestion de la caisse (encaissement et contrôle) ; des remises de chèques et suivi bancaire
- Sous la responsabilité de la chargée d'administration : gestion, élaboration et suivi des documents administratifs : devis, conventions et factures ; courriers divers ; fourniture des données statistiques liées à l'activité de l'association
- En lien avec la coordination : suivi des activités de l'association ; plannings ; document de suivi de projets
- Lien avec la fédération de tutelle : prises de licences, déclarations, adhésion.
- Suivi des outils administratifs (téléphonie, informatique, logiciel, reprographie, organisation de l'espace de travail administratif)
- Aide à la mise en oeuvre de la communication globale de la structure, en interne (diffusion des informations auprès des adhérents, de l'équipe salariée et bénévole), et en externe (diffusion des supports, communiqués de presse.)
- Participation à la mise en place d'événements spéciaux (logistique, montages, etc..)

Savoirs nécessaires à l'emploi (connaissances) :
- Maîtrise indispensable de l'outil informatique dans sa globalité et notamment des outils de la suite Office (Word, Excel...) ;
- Une connaissance du réseau culturel, et notamment cirque, au niveau régional et national ; ainsi que du milieu associatif serait appréciée.

Savoirs faire nécessaires à l'emploi (pratiques) :
- Organisé(e), rigoureux(se) ;
- Aisance rédactionnelle, bonne maîtrise du français parlé et écrit ;
- Être capable de présenter les activités de l'association ;
- La pratique de l'allemand serait un atout.

- Esprit d'initiative, réactivité ;
- Sens du relationnel, bon contact avec les publics ;
- Esprit d'équipe ;
- Capacité d'écoute, ouverture d'esprit ;

FORMATION REQUISE
Le/la secrétaire devra posséder au minimum une formation initiale de niveau III / Bac +2 ou +3 (type BTS ou licences) ou de niveau IV avec une expérience significative.

Convention collective appliquée : ECLAT
Lieux d'activité : à Strasbourg, sur le site principal de l'association.

Durée hebdomadaire de travail : 30 h réparties du lundi au vendredi. Travail ponctuel le weekend.
Salaire mensuel brut : indice 257, points complémentaires possibles suivant les missions prises en charge, soit une base de 1592,63 € brut mensuel pour le temps partiel à 30h hebdomadaires.
Prise en charge de la mutuelle par l'employeur à hauteur de 63 %.
Autres avantages : Accès au chapiteau pour la pratique personnelle, mise en réseau, formation et accompagnement en interne et en externe.

**Dossier de candidatures comprenant : CV + lettre de motivation à adresser par mail et/ou par courrier au directeur.**

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.