Assistant Administrative Polyvalent H/F - BMA Design & Build

L'Assistant-e Administratif-ve Polyvalent-e occupe un rôle central dans le fonctionnement quotidien de BMA Design & Build.
Le poste s'exerce sous la responsabilité de la Direction Administrative et Financière et contribue à la fluidité des échanges internes comme externes, ainsi qu'à la qualité de l'accueil et du suivi administratif.

Les principales missions de l'Assistante Administrative sont les suivantes :

I- Accueil :

- Assurer le standard téléphonique
- Assurer l'accueil physique des visiteurs / clients / prospects / fournisseurs

II- Gestion administrative :

1) Gestion administrative de bureau :
- Commande et rangement des fournitures de bureau
- Archivage des dossiers administratif & comptable
- Diverses tâches administratives : courrier, questionnaire. fournisseurs/clients
- Gestion des documents administratifs liés aux véhicules de la société

2) Gestion administrative des sous-traitants :

- Recueil des documents administratifs des sous-traitants
- Vérifications semestrielles des informations fiscales et sociales et des assurances
- Vérifications des contrats une fois par an
- Gestion de l'ouverture des comptes chez les fournisseurs

3) Gestion des relances clients :

- Relances clients
- Réception des éléments des encaissements du pôle comptabilité et en cas de dépassement des échéances, relance les clients concernés par mail ou téléphone

4) Gestion administrative des chantiers

- Réalise les PPSPS (Plan particulier de sécurité et de protection de la santé) sur demandes des chefs de chantier/ conducteur de travaux / chargé d'affaires.
- Réalisation des DA auprès des clients
- Rédaction de courriers administratifs relatifs à la gestion quotidienne des chantiers.
- Gestion des plateformes de référencement et mise a jour

Le poste est basé au siège de BMA Design & Build, dans un environnement dynamique, collaboratif et tourné vers l'humain. Les missions impliquent une interaction régulière avec la DAF, les équipes travaux, les chargé-e-s d'affaires et les partenaires externes. La polyvalence, la rigueur et le sens du service sont essentiels.
Conditions horaires

CDI - Temps plein 39h/semaine

Horaires de bureau du lundi au vendredi : 8h30 / 17h30

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.