Assistant de Direction H/F - Institut Agro

Missions :

- Assister les membres de la direction (le directeur adjoint chargé des formations, la directrice de la recherche, la directrice des services généraux notamment) dans l'organisation quotidienne de leur travail et la prise en charge du suivi de certains dossiers.

- Animer et assister les activités de la direction et de la direction des services généraux.

1) Assister les membres de la direction:
- Assister au quotidien les membres de la direction dans l'accomplissement de leurs missions

- Gérer les agendas, les messageries partagées, organisation, préparation et suivi des réunions

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs dans leur démarche

- Traiter, suivre et diffuser le courrier institutionnel et autres documents internes

- Favoriser la circulation et les flux d'information, veiller et contribuer à la mise à jour des moyens de communication de la direction (intranet, internet, ...)

2) Assurer des missions relevant de la direction de l'école:

- Assister au comité de direction de l'école

- Organiser les déplacements des agents attachés à la direction

3) Assurer le suivi et l'instruction de dossiers relevant de la compétence du secrétariat général:

- Organisation des réunions des chefs de service, élaboration des comptes rendus

- Gestion administrative et financière du budget de la direction et de la direction des services généraux

- Gestion des déplacements des agents de la direction et de la direction des services généraux, des membres des jurys de concours enseignants-chercheurs et des administrateurs du conseil d'école

- Contrôle de tous les documents soumis à la signature de la direction

- Référent travaux de la direction et de la direction des services généraux, déclarer et assurer le suivi

- Organisation des séminaires, réceptions

4) Participer à l'organisation des instances:
Participer à l'organisation logistique du conseil d'école, de la commission des enseignants, de la commission recherche et innovation (convocation, organisation logistique, mise en forme des documents)

Champ relationnel du poste :

- Relations quotidiennes avec les membres de la direction.

- Relations fréquentes avec les chefs de service de la direction des services généraux, les responsables de composantes et plus généralement l'ensemble des personnels de l'établissement

SAVOIRS / SAVOIR-FAIRE :

- S'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance : rédaction des courriers, notes ou comptes rendus, gestion des dossiers (ouverture, classement) et de leur suivi.

- Connaître l'environnement institutionnel.

- Maîtriser l'utilisation basique des suites logicielles bureautiques (traitement de texte, tableur, éditeur de présentations)

- Être à l'aise avec les outils numériques : tableaux de bord, messagerie, agenda, signature électronique, outils collaboratifs, réalisation de sondages, etc..

- Anglais : compréhension écrite et réponses téléphoniques

SAVOIR-ETRE :

Sens de la confidentialité et de la discrétion

Sens relationnel

Polyvalence

Sens de l'organisation

Esprit d'initiative

Disponibilité

Réactivité

Capacité d'adaptation