Assistant - Assistante de Direction H/F - THEMA

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner notre dirigeant au sein d'une structure dynamique évoluant dans un environnement en pleine mutation.

Missions principales :

1. Assistanat de Direction :

Rédaction, mise en forme et diffusion de documents stratégiques et opérationnels (notes internes, courriers, mails, présentations, rapports, comptes rendus).
Gestion du secrétariat courant et général : classement, archivage et mise à jour des dossiers administratifs.
Secrétariat juridique des structures.
Suivi administratif : abonnements, factures, notes de frais, gestion des fournitures.
Gestion de l'agenda du président, de ses déplacements et de ses rendez-vous.
Suivi comptable, facturation et règlements : saisie des devis et factures, suivi des paiements et relances.
Suivi administratif et relationnel des locations immobilières.
Recrutement et suivi RH (mutuelle, médecine du travail, éléments de paie).
Veille au bon fonctionnement quotidien de la Direction et fluidification des échanges internes et externes.
Participation active à la polyvalence des structures pour une coordination efficace entre les différentes entreprises du groupe.

2. Événements :

Organisation logistique de réunions, d'événements et d'actions promotionnels.
Participation aux actions de communication interne.
Collaboration à l'organisation d'événements internes et externes.
Suivi des différents projets en cours et participation aux réunions et rencontres.

Profil de poste :

Expérience réussie dans l'assistanat.
Autonomie, souplesse, organisation et bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles.
Sens du service et capacité à anticiper les besoins.
Maîtrise des outils informatiques et des systèmes d'information.
Connaissances en gestion globale d'entreprise.
Intérêt pour le commerce des vins, le monde viticole et l'oenotourisme.

Formation à la réglementation des formalités et des réglementations administratives viticoles et juridiques possible.
CDI - Temps plein (35h00) avec possibilité de temps partiel.

Experience: 36 Mois - sur poste similaire

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Organiser des déplacements professionnels,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).