Assistant·e du Département Infrastructures et Matériaux H/F - Centre d'Etudes et d'Expertise sur les Risques, l'Environnement, la Mobilité et l'Aménagement (CEREMA)
- Aix-en-Provence - 13
- Fonctionnaire
- Centre d'Etudes et d'Expertise sur les Risques, l'Environnement, la Mobilité et l'Aménagement (CEREMA)
Les missions du poste
Composée d'environ 250 agents, la direction territoriale Méditerranée du Cerema dont le siège est à Aix-en-Provence agit de façon privilégiée dans les régions Provence-Alpes-Côte d'Azur et Corse. Elle est constituée de 4 départements dont le département Infrastructures et Matériaux (DIM) qui compte 75 agents.
Le Département Infrastructures et Matériaux est réparti en 5 groupes et 1 mission Résilience des Infrastructures. Le directeur de département est assisté d'un directeur adjoint, pour l'appuyer sur ses missions managériales, administratives et de relation client.
La Direction s'appuie pour le pilotage du Département sur 2 assistantes.-Assurer l'accueil du département(personnes extérieures)
-Suivre la valorisation des livrables avec mise sous CeremaDoc des productions
-Suivre la satisfaction des clients avec envoi des fiches, relances et production de bilans
-Assurer le recensement des besoins en mobilier et immobilier
-Assurer le suivi des véhicules du Département
-Être correspondant du Pôle Logistique et Immobilier
-Suivre les congés et intérim de l'encadrement et assurer le partage de l'information
-Réceptionner le courrier et les colis et en assurer la distribution
- Sensibiliser les agents aux outils internes de pilotage et assurer le support de premier niveau: CRM, VERTICAL EXPENSE, SITT
-Accueillir les nouveaux arrivants
-Accompagner les agents dans la communication sur le bureau numérique
-Assurer le suivi des arrêts de travail, des grèves
Garantir la continuité des missions et la présence sur site des assistantes du département
L'autorité hiérarchique est assurée par le Directeur du Département Infrastructures et Matériaux. L'autorité fonctionnelle est assurée par le Directeur Adjoint du Département Infrastructures et Matériaux.
L'assistant-e de Département travaille en binôme avec une autre assistante.
Relations internes et externes:
- de proximité avec l'ensemble des agents,
- avec la direction du Cerema Méditerranée,
- avec les départements du Cerema,
- avec les partenaires, clients et bénéficiaires du département Infrastructures et Matériaux.
Le profil recherché
Savoir
Bonne connaissance de l'organisation de la structure, de son environnement et de ses principaux interlocuteurs
Maîtrise des outils informatiques, méthodes et référentiels en lien avec l'activité
Connaissances en communication et connaissance des chartes graphiques du Cerema
Savoir-faire
Aptitudes relationnelles et rédactionnelles
Savoir mettre en oeuvre des méthodes et des procédures
Savoir rendre compte
Capacité d'adaptation aux situations et aux interlocuteurs
Capacité d'analyse et de synthèse
Savoir-être
Sens du travail collaboratif
Rigoureux-se et organisé-e
Écoute et curiosité
Autonome, fiable et créatif-ve