Gestionnaire Financier et Adminsitratif H/F - Ecole supérieure de physique et de chimie industrielles de la Ville de Paris

Le.a gestionnaire à la Direction des Etudes est placé.e sous l'autorité hiérarchique de la directrice des Etudes.

La Direction des Etudes de l'ESPCI Paris - PSL gère la scolarité de 400 étudiants encadrés par 75 enseignants chercheurs titulaires et environ 100 vacataires. Le service administratif de la Direction des Etudes est composé d'une équipe de 6 personnes.Elle/il intervient de manière transversale à la réalisation des diverses missions au sein de la Direction des Études et devra s'approprier l'usage de logiciels spécifiques (Oasis/ CIRIL).

Encadrement: une Assistant.e Administratif.ve

Missions principales

o Gestion budgétaire

- Participation active à la gestion et à l'exécution budgétaire de la Direction des Études

- Suivi et analyse de l'exécution budgétaire: contrôle des engagements, des dépenses et des crédits disponibles, identification des écarts, alerte d'ajustement auprès de la hiérarchie

- Élaboration et gestion des bons de commande dans le respect des procédures

- Contrôle et suivi des factures et services faits

- Suivi des crédits engagés et consommés

- Gestion et suivi de la carte achat

o Gestion administrative et logistique

- Gestion et coordination de l'agenda et du courrier de la Directrice des Études

- Préparation, organisation et coordination d'évènements (audits, remises des diplômes, réunions spécifiques)

- Suivi et mise à jour des tableaux de bord

- Gestion, fiabilisation et archivage numérique des documents dans le logiciel de scolarité Oasis et dans le dossier partagé de la Direction des Études

o Gestion des stages

- Gestion administrative et réglementaire des conventions de stage (cycle ingénieur, UROP, CIMES)

- Validation administrative des conventions dans le respect des cadres réglementaires en vigueur

- Veille sur la réglementation des stages

- Suivi du circuit de signatures, contrôle des assurances et pièces obligatoires, gestion des anomalies

- Classement et archivage numérique des conventions garantissant la traçabilité

o «Retours prépa»

- Gestion administrative et budgétaire des «retours prépa»

o Taxe d'apprentissage

- Participation à la gestion et au suivi de la taxe d'apprentissage

- Suivi et mise à jour du listing des entreprises partenaires: fiabilisation des données, actualisation des contacts

- Contribution aux actions de sollicitation des entreprises: préparation des campagnes

o Encadrement et coordination d'une assistante administrative

- Supervision d'une assistante administrative en soutien des missions de la Direction des Études

- Planification et suivi des tâches confiées

- Accompagnement sur les procédures internes (budget, stages, archivage ...)

- Coordination et organisation du travail en équipepour assurer la continuité des missions

Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service.

Compétences

Savoir faire

Capacité à analyser l'exécution budgétaire et à sécuriser les dépenses
Capacité à fiabiliser, consolider et exploiter des données administratives et financières
Capacité à encadrer fonctionnellement une assistante administrative
Répartitions, suivi et contrôle des tâches confiées
Capacité à organiser le travail en équipe et à assurer la continuité de service
Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel)
Maitrise des outils spécifiques de scolarité (Oasis) et du budget (Ciril)

Savoir être

Autonomie : capacité à organiser son activité, à prioriser les urgences et à rendre compte à la hiérarchie
Esprit d'analyse et de synthèse
Rigueur et méthode : précision dans le traitement des informations, respect des procédures et sécurisation des données
Sens de l'organisation : gestion simultanée de plusieurs dossiers et respect des échéances
Qualités relationnelles : écoute, diplomatie et capacité à coopérer avec des interlocuteurs variés (agents, enseignants, étudiants, partenaires externes)
Sens du travail en équipe et de l'encadrement : capacité à accompagner, coordonner et soutenir une assistante administrative
Discrétion professionnelle