Secrétaire Polyvalent H/F - France Travail

Le/la secrétaire polyvalent-e travaille en lien direct avec le directeur et assure les missions suivantes :
1. Accueil et interface avec le public
Accueil physique et téléphonique des adhérents, familles et partenaires
Renseignements sur les activités, horaires, inscriptions

2. Gestion administrative des adhérents
Inscription des usagers dans les logiciels (Aniapp, HelloAsso)
Suivi des paiements, relances simples
Édition et classement des documents administratifs
Gestion des certificats médicaux et feuilles d'appel

3. Tâches administratives courantes
Rédaction et mise en forme de courriers, documents simples
Gestion du courrier (entrée/sortie)
Classement, archivage, mise à jour des dossiers

4. Appui administratif à la direction
Préparation des documents liés aux contrats de travail réalisés par le directeur
Tableau de suivi administratif simple (présences, absences, infos salariés)
Préparation des pièces comptables (factures, reçus)
Transmission des éléments au directeur et au cabinet comptable

5. Participation ponctuelle à la communication
Mise en forme simple d'affiches et documents visuels
Mise en ligne de contenus (site, réseaux sociaux, HelloAsso)

6. Participation logistique aux activités
Mise à jour du planning des salles
Coordination simple des demandes de matériel
Appui ponctuel lors d'événements (accueil, installation légère)

Compétences recherchées

Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Gmail)
Aisance avec les outils numériques
Bonne expression écrite et orale
Sens de l'organisation et rigueur administrative

Savoir-être
Accueil chaleureux, posture professionnelle
Discrétion et respect de la confidentialité
Capacité à travailler en autonomie dans un cadre défini
Esprit d'équipe et sens du service associatif

Profil

Expérience souhaitée dans un poste administratif ou d'accueil
Une expérience en association ou MJC est un plus, mais pas obligatoire
Formation en gestion/administration/secrétariat appréciée

Conditions du poste
CDI 24h/semaine
Modulation annuelle (temps ajusté selon les périodes : rentrée, inscriptions, événements)
Classification : Groupe C - coefficient 285 selon la CCN ÉCLAT
Salaire : selon Salaire minimum conventionnel CCN ÉCLAT + reprise éventuelle d'expérience

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Logiciels comptables,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser le traitement des commandes,Réaliser des opérations comptables,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.