Assistant Administratif H/F - France Travail

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Général, l'assistant(e) administratif(ve) assure le bon fonctionnement administratif quotidien du siège, facilite l'organisation interne et participe activement à la vie associative.

Il/Elle apporte un appui transversal aux services de la Direction Générale et aux membres du Bureau de l'Association.

1. Secrétariat général (Direction Générale et Association)
- Rédaction, mise en forme et traitement du courrier.
- Organisation logistique de réunions, rédaction et diffusion de comptes rendus.
- Suivi administratif des sinistres avec les assurances.
- Gestion des infractions et amendes de tous les établissements.
- Commandes de fournitures, gestion des salles, des photocopieurs et des prestataires (ménage, maintenance.).

2. Accueil physique et téléphonique
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs, usagers, partenaires et prestataires,
- Orientation claire et efficace des interlocuteurs vers les services ou personnes compétentes, en fonction de la nature des demandes.
- Réception, tri, distribution et affranchissement du courrier entrant et sortant, dans le respect des délais et procédures internes.
- Gestion des mails reçus via la boîte générique de l'association : lecture, tri, transmission aux services concernés ou réponse directe lorsque cela est possible.
- Suivi de la réception et de l'expédition des colis,

3. Vie associative
- Préparation des réunions statutaires : AG, CA, Bureau, commissions.
- Suivi des dossiers adhérents et bénéficiaires.
- Émission des reçus fiscaux.
- Enregistrement des dons/cotisations, rapprochement avec la comptabilité.
- Organisation logistique des événements associatifs.
- Classement et archivage des documents statutaires et de la vie associative.

Profil recherché
Formation : Bac +2 (BTS/DUT) en secrétariat, bureautique ou gestion administrative.
Expérience : une première expérience réussie sur un poste similaire du domaine associatif médico-social serait appréciée.

Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).
- Excellente expression écrite et orale en français.
- Aisance avec les outils numériques et les nouvelles technologies.

Qualités personnelles :
- Rigueur, discrétion, sens de l'organisation.
- Adaptabilité, réactivité et autonomie.
- Qualités relationnelles et sens du service.

Pourquoi rejoindre l'APEI de Lons-le-Saunier ?
- Pour contribuer à un projet humain et porteur de sens.
- Pour intégrer une équipe professionnelle, engagée et bienveillante.
- Pour participer activement à l'amélioration continue des services rendus aux personnes en situation de handicap.

Merci d'adresser CV et Lettre de motivation
Poste à temps plein 35h par semaine, du lundi au vendredi : 8h30-12h00 / 13h30-17h00

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Utiliser les outils numériques,Word, Excel

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.