Responsable Administratif du Pôle Arts Plastiques Site d'Épinal H/F - Ecole Superieure d Art de Lorraine

Sous l'autorité directe du Directeur du site d'Epinal, vous coordonnez et/ou réalisez de manière polyvalente et autonome, des activités de gestions administrative, financière et/ou de ressources humaines du pôle arts plastiques du site d'Épinal. Vous travaillerez en collaboration avec les services administratifs du siège de l'Ésal situé à Metz et encadrerez une équipe de 5 agents sur le site d'Epinal :
1 responsable Patrimoine, maintenance et logistique et conseiller de prévention pour l'EPCC
1 responsable documentation/communication et stages
1 responsable de la scolarité
1 opérateur d'exploitation et de maintenance informatique
1 chargé de communication

Vous avez pour mission la gestion administrative du pôle arts plastiques du site d'Epinal. Dans ce cadre, vous avez les activités principales suivantes :
Administration générale
Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives du site d'Épinal et/ou
avec les services administratifs du siège de l'ÉSAL, S'assurer d'un suivi des actions, sous couvert de la Direction de site, avec les services
administratifs de l'ESAL et des services de la CAE (Communauté d'agglomération Epinal), des partenaires économiques et culturels, Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux, Instruire des dossiers administratifs, en assurer leur gestion et leur bonne tenue, Préparer et participer activement aux séminaires et aux comités pédagogiques, Animer les réunions de service, en établir les comptes rendus, Préparer des éléments administratifs pour le rapport d'activité et le livret de l'étudiant,

Vie étudiante
Référente Contribution et Vie Etudiante et de Campus (CVEC) pour l'EPCC. En lien avec la référente financière CVEC de l'EPCC, vous organiserez les commissions (3 réunions par an) et assurerez le suivi de la CVEC, Gestion administrative de la scolarité : Pilotage de l'activité et soutien renforcé aux missions de la scolarité, notamment lors des pics d'activité (calendrier Parcoursup, MCC, Césures, concours d'entrée, diplômes,inscriptions administratives, paramétrage Parcoursup.), Organisation des réunions Erasmus + en lien avec le référent des relations
internationales de l'EPCC,Cadrage administratif des études Contribution à l'élaboration du calendrier pédagogique, Suivi des réponses apportées aux enquêtes ministérielles, Veille règlementaire en lien avec le Ministère de tutelle.

Ressources Humaines
Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités de gestion du personnel en lien étroit avec le service des ressources humaines de l'ESAL Administrer au quotidien de manière efficiente les personnels du site d'Epinal, Echanger régulièrement avec le service des ressources humaines de l'ESAL.Participer à l'élaboration des fiches de poste et des recrutements, Assurer la répartition des charges de travail et l'attribution des missions en fonction des fiches de poste de chaque agent, Organiser et suivre les plannings d'absence et les demandes de télétravail des personnels, en
garantissant la continuité du service, Mener la campagne des entretiens professionnels des agents administratifs et techniques.
Organiser et assurer le suivi des entretiens professionnels des enseignants, Suivi financier Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités financières en lien étroit avec le service budgétaire et financier de l'ESAL :Accompagner la Direction de site par la rédaction du Débat d'orientation budgétaire réaliste par la prise en compte des enveloppes budgétaires et la projection des différentes dépenses, Assurer le suivi budgétaire du site (engagement et suivi des dépenses avec le logiciel dédié Sedit Finances.), Coordonner au niveau du site, les commandes avec les responsables du pôle technique/informatique et pédagogique, sous couvert de la Direction, et effectuer un suivi budgétaire
régulier avec le responsable budgétaire et financier basé à Metz,

Experience: 1 An(s) - Fonction similaire

Compétences: Superviser la gestion financière,Elaborer, suivre et piloter un budget,Connaissance et maitrise de gestion d'un service ,public administratif ,de la comptabilité publique et de la nomenclature ,Maitriser les dispositifs de la formation ,publiques,Connaître les règles budgétaires ,Connaissance des logiciels métiers (Parcousup,..),Connaître les statuts et les principes de fonction,Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel,)

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.