Assistant de Direction - Cabinet Architecture ou du Bâtiment H/F - la Compagnie du Paysage

Au sein de notre agence à Paris 75002 nous recherchons actuellement un(e) Assistant(e) de Direction - Cabinet architecture ou du Bâtiment.

Profils recherchés :
De formation Bac +2 en assistanat ou équivalent. Vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 ans dans une Agence d'Architecte/Paysagisme et/ou Bureau d'études et/ou Entreprise de BTP.
Votre savoir-être : Discrétion et sens de la confidentialité, capacité d'adaptation, excellente expression et aisance rédactionnelle, rigueur et structure dans l'organisation du travail, réactivité, sens de l'anticipation et des priorités sont des atouts indispensables pour réussir à ce poste.

Vous interviendrez dans tous les domaines de la gestion de l'agence, ainsi que dans son développement.

Vos missions seront :

Accueil et secrétariat
o Accueil téléphonique et physique
o Tri et suivi du courrier / Classement et archivage des documents
o Suivi/mise à jour de 2 boites mails et de la base de contacts
o Suivi des agendas de la Direction, des collaborateurs et organisation des déplacements
o Rédaction et mise en forme des courriers, notes et compte rendu de réunion
o Suivi et mise à jour du planning

Gestion des appels d'offres/candidatures - Phase candidature + Phase proposition
o Veille, recherche et sélection des appels à candidatures/offres. Recherche et constitution des équipes et recherche de nouvelles compétences
o Assistance à l'élaboration des dossiers de réponse (note de présentation, méthodologie, organigramme, références, réalisation de fiches spécifiques.)
o Constitution des dossiers de candidature
o Relecture et corrections des supports écrits (notice, proposition, etc.)
o Suivi et constitution des dossiers des partenaires
o Mises à jour des documents administratifs
o Dépôt dématérialisé des dossiers

Gestion administrative & Intendance
o Suivi administratif et financier des marchés de maitrise d'oeuvre (contrats, honoraires, avenants, situation, .)
o Gestion du personnel : transmission des informations au comptable (contrats de travail et bulletins de salaires, suivi des congés et des visites médicales, vérification des notes de frais, traitement des candidatures spontanées et demandes de stages)
o Gestion de tous les dossiers administratifs (URSSAF, assurances, etc.) avec le cabinet comptable
o Veille et gestion des stocks bureautique et intendance
o Suivi des contrats fournisseurs
o Réalisation de la déclaration d'activités annuelles auprès de l'assureur

Gestion comptable
o Facturation (CHORUS PRO), suivi des paiements et relances
o Relation et assistance au cabinet de comptabilité
o Suivi analytique par affaire (heures, frais, déplacements, .)
o Vérification et suivi des factures fournisseurs
o Vérification et suivi des factures partenaires (marchés publics)

Logiciels : Parfaite maitrise du pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point), bonnes connaissances d'InDesign et des systèmes de visioconférence. Capacité à rédiger et actualiser les contenus sur les réseaux sociaux.

Prise de poste : immédiate

Temps partiel possible mais pas de télétravail

Experience: 5 An(s)

Compétences: Procédures d'appels d'offres,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Répondre à un appel d'offre

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.