Assistant d'Agence H/F - VINCI Construction France Délégation Génie civil Ouest

En France métropolitaine, VINCI Construction s'appuie sur un réseau de filiales de proximité pour concevoir, financer, réaliser et maintenir tout projet de construction dans les métiers du bâtiment, du génie civil, de la route et des réseaux.L'entreprise. COFEX Littoral, filiale de VINCI Construction, est spécialisée dans le domaine du génie civil en Nouvelle-Aquitaine.
COFEX Littoral mobilise les savoir-faire et les expertises techniques de ses collaborateurs pour réaliser tout type de travaux de réparation et protection d'ouvrages, de renforcement de structures mais aussi d'étanchéité et d'anticorrosion des bétons.

Le poste. Notre agence COFEX Littoral basée à Pessac (33) est à la recherche d'un Assistant d'Agence F/H, dans le cadre d'un remplacement, suite à un départ à la retraite.

Les missions. Sous la responsabilité du directeur d'agence de COFEX Littoral vous êtes notamment en charge de :

Secrétariat pour l'Agence :
Gestion de l'accueil de l'agence, des appels téléphoniques, affranchissement du courrier et distribution, commande des fournitures de bureau
Assister le directeur d'agence dans l'organisation de son quotidien (prises de rendez-vous, agendas, réservations de salles de réunions, réservations et commandes diverses etc...)
Organisation des manifestations internes ou externes (réservation des hôtels, restaurants, voyages...)
Rédaction et diffusion des différentes communications de l'agence (PV de réunions CSE, notes d'accueil, courriers RH...)

Gestion administrative des chantiers :
Réalisation des DICT, des contrats de sous-traitance et avenants et des demandes d'agrément
Gestion du suivi administratif des affaires : remplir et suivre les documents liés au chantier (OS, avenants marché, PV de réception ...), rédiger les courriers d'affectation des compagnons ...
Gestion des commandes et contrats en tous genres aux côtés des équipes travaux
Gestion des conventions de prêt de personnel
Gestion des conventions de groupement et des sociétés en participation (SEP)
Facturation clients
Gestion des sinistres (chantiers, véhicules...), opération de fin de chantier (attestations de travaux, DOE...), classement, archivage et tenue des dossiers
Suivi du matériel interne : rapprochement de factures, stocks et contrôle périodique en lien avec le magasinier
Rédaction des attestations travaux de fin de chantier et établissement des dossiers de renouvellement des qualifications professionnelles (FNTP)
Gestion du personnel : saisie des commandes et suivi des contrats intérim sur le logiciel Pixid, suivi des inscriptions PASI, gestion du pointage des salariés
Gestion des demandes quotidiennes : relation directe avec le Directeur d'Agence, Conducteurs de travaux
Autres missions administratives en lien avec les différents services

Cette liste de tâches est non exhaustive et peut être amenée à évoluer en fonction de l'activité.

De formation Bac +3 en Assistanat, vous justifiez d'une expérience de 3 ans sur des fonctions similaires et idéalement dans le secteur de la construction.
Vous êtes dynamique, discrète, avec un bon esprit d'équipe. Vos qualités rédactionnelles (e-mail, courrier) et relationnelles, votre rigueur dans les tâches administratives, votre sens de l'organisation et du service seront des atouts majeurs dans la réussite de vos missions.
Une bonne maîtrise des outils informatiques (Pack Office, Teams) et de la bureautique est requise. La connaissance du logiciel Chorus (facturation de marchés publics) est un plus.
La maîtrise de l'anglais est un plus.
Vos qualités rédactionnelles (e-mail, courrier) et relationnelles, votre rigueur et votre autonomie seront des atouts majeurs dans la réussite de vos missions.

Poste à pourvoir dès que possible.
Poste basé à Pessac (33).