Adjad - Secrétaire Assistant - Udap 95 Drac Idf H/F - Service Public

Sous l'autorité du chef de l'UDAP 95, le.(la) secrétaire est chargé d'une part d'assister les architectes des bâtiments de France (ABF) dans leurs activités quotidiennes, et d'autre part de la gestion administrative courante du service, en contribuant au bon déroulement des activités du service et en assurant le premier niveau de communication avec les interlocuteurs du service .

Relation hiérarchique : le titulaire est placé sous l'autorité hiérarchique directe du chef de l'unité départementale de l'architecture et du patrimoine du Val-d'Oise.

Relation fonctionnelle : en interne les autres services de la DRAC et notamment le secrétariat de direction, le bureau du soutien, la CRMH et en externe la Préfecture du Val-d'Oise, les autres services de l'Etat (DDT, DRIEAT IDF, ...), les institutions locales (CAUE, fondation du patrimoine, ...), les élus, les professionnels et les usagers.Missions et activités principales :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique, l'information et l'orientation des différents interlocuteurs du service ;
- Assurer la gestion des agendas et la préparation et l'organisation (recherche d'antériorité) des rendez-vous à l'Udap et dans les services de l'urbanisme des villes ou EPCI du chef de service et de son adjoint ;
- Gestion du courrier arrivée et départ (réception et envoi) et de l'adresse mél générique de l'Udap (enregistrement, tri, saisie de courriers, recherches des antériorités, ...)
- Enregistrer les dossiers d'urbanisme papier ou dématérialisé (permis de construire, de démolir et d'aménager ; déclarations préalables ; enseignes...) et assurer leur prise en charge (analyse de la complétude et création d'un dossier unique avec cerfa et plans pour les dossiers dématérialisés) ;
- Assurer la reprographie et participer aux statistiques (bilan annuel, nombre de dossiers traités par types, ...)
- Classer les dossiers du service dont les dossiers d'urbanisme et dresser un inventaire ; archiver les dossiers et les données du service.
- Assurer la gestion des besoins courants de fourniture

Dans une logique de continuité de service, le titulaire du poste sera appelé à suppléer ponctuellement les autres agents de la cellule lors de certaines situations (congés, absences, etc)

Compétences principales mises en oeuvre :

- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office et open office : traitement de texte, tableur) ;
- Capacité au travail en équipe ;
- Aisance pour communiquer avec les différents interlocuteurs ;
- Rigueur et sens de l'organisation ;
- Réactivité, adaptabilité et polyvalence.
- Connaissance souhaitée des logiciels de rédaction des avis et d'analyses géographique de type Patronum;