Responsable du Département de la Formation des Doctorants H/F - Université Paris Cité

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

La Direction Générale Déléguée Recherche, Innovation, Valorisation et Ecoles doctorales (DG DRIVE) assure le pilotage de la gestion administrative de la recherche, des écoles doctorales et des actions internationales de coopération et de mobilité. La Direction est composée de 3 pôles :

un Pôle Partenariats industriels, Innovation et Entrepreneuriat,

un Pôle Coordination de la Stratégie Scientifique

un Pôle Collège des écoles doctorales et HDR.

La DG DRIVE accompagne la mise en oeuvre de la politique de recherche de l'université. Elle propose des services d'appui aux unités de recherche et à leurs chercheurs, ainsi qu'une aide au pilotage stratégique. Elle soutient notamment l'innovation et le transfert des connaissances.DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Pilotage

- Concevoir, proposer et coordonner les dispositifs d'évaluation des activités du département
- Analyser et traiter les données, produire des synthèses, indicateurs et recommandations concernant l'évaluation qualitative et quantitative des activités du département (volume d'activités, satisfaction des participant·e·s, coûts, investissement des écoles doctorales, réalisation des plans individuels de formation, portofolio de compétences etc.)
- Optimiser les procédures de gestion et les outils de travail pour améliorer continuellement le service rendu aux publics
- Rendre compte de l'activité du département
- Préparer le budget de la structure, contrôler et suivre son exécution

Gestion administrative et ressources humaines
- Encadrer l'équipe du département, répartir les tâches et en contrôler l'exécution, réaliser les entretiens professionnels annuels
- Animer et coordonner les activités du service
- Assurer la circulation de l'information au sein de l'équipe et communiquer avec les services externes et internes
- Formaliser, mettre en oeuvre et assurer le respect des procédures métiers du département (gestion des inscriptions, règles de désistement, modalités de rappels, etc.)
- Suivre l'évolution de la réglementation relative à l'enseignement supérieur et de la recherche

Insertion professionnelle et Ingénierie de formation
- Organiser le fonctionnement pédagogique quotidien et la logistique des activités de formation
- Coordonner la planification des sessions de formation en tenant compte des priorités de la direction, des besoins des publics formés, du budget du département et des moyens logistiques
- Participer à la promotion de l'offre de formation auprès des acteurs du doctorat
- Organiser la communication sur l'offre de formation du département auprès des publics visés, en lien avec la chargée de communication du CED
- Contribuer au développement du catalogue de formation (recherche et rencontres d'intervenants, étude des propositions de formation après l'établissement d'un cahier des charges) en collaboration avec la direction du CED, avec les écoles doctorales et à partir d'une analyse des besoins de formation
- Conduire une veille informationnelle en matière de formation doctorale (nationale et internationale)
- En lien avec les services de relations entreprise de l'établissement développer des contacts en vue de forums ou d'actions sur l'emploi des docteurs
- Représenter le département auprès des services de formation continue et d'appui à la formation et à l'innovation pédagogique.

Encadrement: oui

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances :
Pilotage
- Concevoir, proposer et coordonner les dispositifs d'évaluation des activités du département
- Analyser et traiter les données, produire des synthèses, indicateurs et recommandations concernant l'évaluation qualitative et quantitative des activités du département (volume d'activités, satisfaction des participant·e·s, coûts, investissement des écoles doctorales, réalisation des plans individuels de formation, portofolio de compétences etc.)
- Optimiser les procédures de gestion et les outils de travail pour améliorer continuellement le service rendu aux publics
- Rendre compte de l'activité du département
- Préparer le budget de la structure, contrôler et suivre son exécution

Gestion administrative et ressources humaines
- Encadrer l'équipe du département, répartir les tâches et en contrôler l'exécution, réaliser les entretiens professionnels annuels
- Animer et coordonner les activités du service
- Assurer la circulation de l'information au sein de l'équipe et communiquer avec les services externes et internes
- Formaliser, mettre en oeuvre et assurer le respect des procédures métiers du département (gestion des inscriptions, règles de désistement, modalités de rappels, etc.)
- Suivre l'évolution de la réglementation relative à l'enseignement supérieur et de la recherche
-Traitement et mise en paiement des heures d'enseignement des intervenants extérieurs et enseignants pour les écoles doctorales (logiciel OSE)

Insertion professionnelle et Ingénierie de formation
- Organiser le fonctionnement pédagogique quotidien et la logistique des activités de formation
- Coordonner la planification des sessions de formation en tenant compte des priorités de la direction, des besoins des publics formés, du budget du département et des moyens logistiques
- Participer à la promotion de l'offre de formation auprès des acteurs du doctorat
- Organiser la communication sur l'offre de formation du département auprès des publics visés, en lien avec la chargée de communication du CED
- Contribuer au développement du catalogue de formation (recherche et rencontres d'intervenants, étude des propositions de formation après l'établissement d'un cahier des charges) en collaboration avec la direction du CED, avec les écoles doctorales et à partir d'une analyse des besoins de formation
- Conduire une veille informationnelle en matière de formation doctorale (nationale et internationale)
- En lien avec les services de relations entreprise de l'établissement développer des contacts en vue de forums ou d'actions sur l'emploi des docteurs
- Représenter le département auprès des services de formation continue et d'appui à la formation et à l'innovation

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :
Élaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse
- Capacité à conduire un entretien, une réunion
- Élaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe