Poste Employé·e Administratif·ve Association Bus 31 - 32 H/F - Bus 31 32

1. PRÉSENTATION DES ASSOCIATIONS BUS 31/32 ET PROSES

Les associations PROSES (créée en 1997 à Montreuil, 93) et BUS 31/32 (créée en 2005 à Marseille, 13) sont des acteurs engagés dans le champ médico-psycho-social de la Réduction des Risques liés à l'usage de substances psychoactives. Fondées sur des missions d'intérêt général et des valeurs communes (santé communautaire, autonomie des personnes, justice sociale), elles ont fusionné pour renforcer leurs capacités d'action face à un environnement contraint et pour peser davantage dans les débats publics.
L'association est aujourd'hui BPM \_Bus-Paris-Marseille\_
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2. POSITIONNEMENT DU POSTE

Sous la responsabilité de la directrice administrative et financière, au sein du pôle administratif et financier est recruté(e) un(e) employé.e administratif.ve dans le cadre de la fusion des deux associations, afin d'assurer différentes tâches administratives.
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3. MISSIONS PRINCIPALES :

Au sein du pôle administratif et financier et en lien avec la Co-direction et avec les différents services des différents projets, le/la employé.e administratif.ve est en charge des missions suivantes :

Gestion administrative générale
- Rédaction, mise en forme et suivi de courriers, notes internes et documents administratifs
- Classement, numérisation et archivage (papier et numérique)
- Suivi et mise à jour des dossiers administratifs (salarié-es, partenaires, prestataires)
- Mise à jour des bases de données internes (tableaux de suivi, annuaires, etc.)
Appui RH / administration du personnel
- Gestion des affiliations et relations avec : mutuelle, prévoyance, retraite, assurances
- Suivi administratif des salarié-es : dossiers du personnel, attestations, justificatifs, documents contractuels
- Gestion des entrées/sorties : remise et suivi des clés, badges, téléphones, ordinateurs
- Appui logistique aux recrutements (convocations, dossiers, planning)
Gestion des fournitures et moyens généraux
- Gestion administrative de la flotte automobile
- Commande et suivi des fournitures administratives / Gestion des stocks
- Relation avec les fournisseurs et prestataires
- Suivi des contrats courants (copieurs, téléphonie, assurances, etc.)
- Appui à l'organisation logistique (réunions, déplacements, événements internes)
Suivi administratif et financier (en appui, au sein du pôle)
- Collecte et transmission des pièces comptables
- Classement des factures, devis, bons de commande
- Suivi administratif des paiements (établissement de devis et/ou de factures)
- Appui à la préparation des bilans ou audits administratifs
Coordination interne et soutien aux projets
- Interface entre le pôle administratif, la direction et les équipes de terrain
- Appui administratif aux responsables de pôles et aux projets
- Suivi des demandes administratives internes
- Aide à la formalisation de procédures et outils communs
Communication administrative et identité associative
- Déclaration auprès de la préfecture
- Mise à jour des documents avec la nouvelle identité graphique
- Harmonisation des supports (logos, en-têtes, signatures, documents officiels)
- Mise à jour des informations administratives auprès des partenaires institutionnels
- Classement et suivi des documents liés à la fusion des associations
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Experience: Débutant accepté

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Méthode de classement et d'archivage,Techniques de numérisation,Techniques de secrétariat,Archiver des dossiers et documents de référence,Contrôler la conformité des données,Corriger et mettre en forme un document,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser le traitement des commandes,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.