Gestionnaire en Charge des Certifications- Temps Partiel 50% H/F - Universite D'aix Marseille

Contexte du poste

Le Service Universitaire des Langues (SUL) accueille des publics variés, étudiants et personnels, français et internationaux, et les accompagne dans la découverte, l'apprentissage et le perfectionnement des langues vivantes. Le plurilinguisme constitue un axe central de ses actions, qui s'adressent à des usagers aux profils et aux objectifs diversifiés, tels que l'intégration universitaire, la réussite des parcours, la certification linguistique, la remise à niveau ou l'apprentissage d'une nouvelle langue.

Depuis 1953, le Pôle FLE, dont le siège est situé à Aix-en-Provence, propose des formations en français langue étrangère (FLE) à tous les niveaux du CECRL. Le Pôle CARLAM (Centre d'apprentissage et de ressources en langues de Marseille), implanté sur le site Saint-Charles est dédié à l'autoformation, aux ressources et aux certifications en langues vivantes.

Missions et activités principales

La ou le gestionnaire en charge des certifications participe à l'organisation ainsi qu'à la gestion administrative et logistique des certifications linguistiques proposées par le SUL (CLES, TOEIC, Linguaskill, DALF, TCF.). Elle ou il intervient en amont, pendant et après les sessions de certification, en lien étroit avec les équipes administratives et pédagogiques du service.

Activités principales :

Gestion administrative des certifications

Assurer le suivi des inscriptions : vérification de la complétude des dossiers, contrôle des pièces justificatives, relances et suivi des paiements
Gérer les inscriptions via les plateformes dédiées à chaque certification (APOGÉE, ETS Global, FEI, Cambridge, etc.)
Traiter les courriels reçus sur la boîte fonctionnelle des certifications
Préparer et envoyer les convocations, éditer les listes d'émargement
Assurer l'archivage des documents conformément aux procédures en vigueur

Accueil, information et relation avec les usager-e-s

Informer, orienter et accompagner les candidat-e-s (étudiant-e-s, personnels, public extérieur)
Répondre aux demandes par courriel et en présentiel
Faciliter la communication entre les usager-e-s et les différent-e-s acteur-rice-s du dispositif (enseignant-e-s, composantes, coordinateur-rice-s, surveillant-e-s)

Coordination logistique des sessions

Participer à l'organisation matérielle des sessions : réservation des salles, préparation des documents et du matériel (signalétique, étiquettes, ordinateurs, enceintes, etc.)
Apporter un soutien aux responsables lors des sessions : accueil des candidat-e-s, émargement, vérifications logistiques
Assurer le rangement du matériel et l'archivage des documents à l'issue des épreuves

Suivi d'activité et contribution à la qualité

Mettre à jour les outils de suivi partagés (tableaux Excel, Drive, tableaux de bord)
Contribuer à la production d'indicateurs d'activité (effectifs, taux de réussite, fréquentation)
Participer au suivi financier de l'activité (remontée des recettes, lien avec le pôle de gestion des affaires financières)
Proposer des pistes d'amélioration afin de simplifier les procédures et fiabiliser les outils utilisés

Conditions particulières d'exercice

Certain-e-s évènements peuvent se dérouler en dehors des plages horaires habituelles de travail
Le SUL étant multisite, des déplacements ponctuels à Aix-en-Provence sont à prévoir

Experience: Débutant accepté

Compétences: Assurer la confidentialité des informations de paie,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Développer et gérer des relations interpersonnelles,Garantir un suivi administratif,Mettre à jour un dossier, une base de données,Promouvoir les valeurs de l'organisation

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).