Assistant Direction Travaux H/F - Alphea Conseil

Véritable pilier administratif de l'activité travaux, vous assurez le bon fonctionnement des dossiers de chantiers, de leur lancement jusqu'à leur clôture.

Vous êtes l'interface entre la direction, le bureau d'études, les conducteurs de travaux, les entreprises partenaires, les clients et les différents intervenants des opérations.

Votre rôle est essentiel pour garantir la fluidité des échanges, la fiabilité des documents, le respect des procédures et le suivi rigoureux des projets.

- Au quotidien, vous assurez l'accueil physique et téléphonique de l'entreprise, gérez le courrier entrant et sortant ainsi que le traitement des emails : diffusion des informations, réponses, impressions et classement des documents.
- Vous intervenez de manière très active dans les phases de consultation des entreprises. À ce titre, vous assurez la mise en forme des pièces écrites, leur relecture et correction orthographique et grammaticale. Vous organisez les consultations par lot, envoyez les dossiers initiaux et les éventuels additifs, suivez les réponses des entreprises, effectuez les relances et centralisez les devis. Vous réalisez les tableaux comparatifs, classez les documents et gérez les convocations ainsi que le suivi des présences aux réunions. Vous assurez également les réponses aux entreprises non retenues.
- Vous prenez en charge la rédaction, l'envoi et le suivi des marchés de travaux et des avenants, tant côté entreprises que clients, avec les relances nécessaires pour garantir leur bonne réception et signature.
- Vous assurez également la mise en forme et la diffusion des comptes-rendus de réunions, après relecture attentive et corrections linguistiques.
Sur le volet financier, vous gérez le traitement administratif des factures entreprises : diffusion aux conducteurs de travaux, échanges avec les entreprises en cas de demande de modification, validation des situations (acomptes, 95 %, 100 %), puis envoi aux clients et aux entreprises concernées.
- Vous participez au suivi administratif des dossiers d'assurances, des missions SPS et au contrôle des actes de sous-traitance.
- En phase de fin de chantier, votre rôle est déterminant. Vous organisez les convocations aux OPR et aux réceptions, gérez les cautions et le prorata, assurez la collecte, la mise en forme et le classement des DOE, suivez l'arrêté des comptes (DGD), les procès-verbaux et constats, la levée des réserves ainsi que les rapports finaux du bureau de contrôle. Vous relancez les entreprises pour récupérer les documents manquants et préparez les éléments de synthèse à destination des clients et des assurances (marchés, facturation, paiements).

Au-delà de cette activité d'assistanat de direction travaux, votre poste pourra évoluer vers une fonction complémentaire en gestion d'entreprise (comptabilité, paie, gestion de la structure, etc)

Notre client est une entreprise à taille humaine, composée d'une dizaine de collaborateurs, reconnue pour son sérieux, sa stabilité et la qualité de ses réalisations. L'ambiance y est simple, professionnelle et basée sur la confiance mutuelle.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser la gestion administrative des contrats,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de placement de main-d'oeuvre

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.