Agent d'Accueil - Mairie de Bousbecque H/F - Communes

Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, l'agent en charge de l'accueil a pour principales missions:
- Accueil du public
- Orientation du public
- Renseignement du public
- Enregistrement du courrier et aide à la gestion du courrier en collaboration avec le secrétariat général

Accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir le public avec amabilité
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Mettre en relation des correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S'adapter aux publics de cultures différentes et adapter son intervention aux différents publics
- Délivrance des copies d'actes d'Etat Civil (usagers, notaires, caisses de retraite...)
- Légalisation de signature
- Courrier d'information et délivrance des diplômes de médailles du travail
- Rédaction et délivrance de documents présentés par les usagers tels que (document CAF Belge, ....)
Renseigner et orientation du public :
- Présenter des documents d'information et de communication
- Gérer un planning de réservation des salles de l'hôtel de ville
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Aider à rédiger des documents administratifs
Gestion et affichage des informations :
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
- Gestion de la distribution des magazines (préparation des paquets pour les élus pour portage)
Gestion du courrier et de la boîte mail « contact » :
- Réception et enregistrement du courrier
- Faire une copie de tout arrêt de travail afin de le transmettre directement au service des ressources humaines
- Veille et alerte sur les urgences
- Distribution du courrier dans les services après traitement du secrétariat général
- Gestion de la boîte mail « contact » : impression des mails, réponses aux mails, tri et classement de la boite mail

Activités secondaires :

- Assistance aux différents services en cas de besoin

- Technique d'accueil, règles de communication
- Organisation et activités des services de la collectivité
- Procédures de transmission des demandes
- Fonctionnement du standard téléphonique et d'Outlook
- Maîtrise du logiciel de gestion de courrier
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel...)
- Bon relationnel
Savoir être :

- Être rigoureux.
- Être discret.
- Avoir des qualités relationnelles développées.
- Avoir le sens du service public.
- Être réactif.