Secrétaire Juridique en Cabinet d'Avocats H/F - France Travail

Le cabinet MDO Avocats recherche un(e) secrétaire juridique pour un contrat à durée indéterminée à temps plein pour son cabinet de Bordeaux. Dans le cadre de vos missions, vous accueillez les clients et assistez les avocats dans leurs tâches juridiques et administratives quotidiennes et participez à l'avancée des dossiers dans différentes spécialités du droit. Vous ferez le lien avec les interlocuteurs du cabinet (clients, tribunaux, institutions, ordres, fournisseurs.) et aurez la charge du secrétariat du cabinet.

Secrétariat et Gestion juridique du cabinet
-Accueil physique et téléphonique des clients,
-Être le lien avec les clients pour la partie administrative, la prise des rendez-vous et gestion de l'agenda du cabinet
-En fonction des besoins, avoir des contacts avec des clients portugais dans leur langue afin d'échanger sur leur dossier
-Créer, compléter, classer et archiver les dossiers des clients
-Regrouper l'ensemble des documents du dossier de chaque client, les photocopier dans leur dossier papier et les numériser via SECIB
-Echanger avec les clients pour obtenir les documents nécessaires et/ou manquants, faire signer les documents, information dans le cadre de leur dossier .
-Faire le lien avec le réseau RPVA afin :
*d'extraire et envoyer les courriers ou documents concernant les dossiers des clients
*de transmettre aux personnes du cabinet concernés les courriers
*de classer dans le dossier du client via le logiciel SECIB
-Préparer les informations nécessaires pour permettre la signature informatique d'actes numériques (saisie des actes, numérisation des documents .)
-Créer les ouvertures de compte CARPA et demande de RIB
-Gestion et suivi des déblocages de fonds CARPA
-Relire les courriers et adapter la mise en forme

Dans le respect des dispositions légales et règlementaires et sous la supervision technique et la validation des avocats du cabinet, vous serez également amené(e) à :
-Rédiger les lettres de mission et les avenants
-Rédiger les courriers et mails ou messages RPVA demandés par les avocats dans le cadre du suivi des dossiers sur dictée ou dictée vocale
-Mettre en forme les documents adaptés
-Préparer les pièces et bordereau en vue de constituer les dossiers de plaidoirie
-Les envoyer ou les déposer au greffe des tribunaux ou via RPVA
-Mettre à jour les agendas avec les dates et délais de procédure
-Suivre les procédures judiciaires et respect des différents et nombreux délais
-Suivre les dossiers de postulation

Secrétariat et participation à la vie du cabinet
-Effectuer les commandes adaptées aux besoins auprès des fournisseurs (fournitures, maintenance du matériel .)
-Organiser les déplacements du personnel du cabinet (avion, train, hôtels .)
-Gérer le courrier du cabinet : aller aux cases des avocats, aller à la poste, distribuer le courrier
-Réaliser le classement et l'archivage de l'ensemble des documents
-Réaliser l'ensemble des missions de secrétariat pour le compte du cabinet
-Veiller au respect des règles de vie en vigueur au sein du cabinet, des consignes de sécurité, des règles de stricte confidentialité et de code de déontologie
-Respecter strictement les règles de sécurité et de protection des données informatiques en vigueur au Cabinet

Profil recherché :
Nous recherchons en particulier un(e) secrétaire qui saura faire preuve de :
-Exigence professionnelle
-Rigueur et responsabilité
-Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
-Réactivité
-Adaptabilité
-Capacités d'organisation afin de respecter les délais
-Désir constant d'apprendre
-Bonne résistance au stress
-Confidentialité

Vous disposez d'une première expérience sur un poste équivalent ou en secrétariat.
Votre arrivée fera l'objet d'un accompagnement par l'équipe du cabinet pour faciliter votre intégration à nos processus de travail.
La maitrise du portugais serait un plus.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Règles d'orthographe et de grammaire,Suivi de dossiers clients,Termes et procédures juridiques,Accomplir les formalités nécessaires aux procédures juridiques auprès de services compétents,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Faciliter la communication interne et externe,Garantir la confidentialité des informations,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les stocks de fournitures de bureau,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser des déplacements professionnels,Organiser l'archivage des documents,Réaliser une recherche documentaire,Saisir des documents juridiques

Langues: Portugais souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités juridiques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.