Assistanat Secrétariat - Secrétariat H/F - AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDService d'affectationMédecine Bucco-Dentaire, OdontologiePrésentation du service
Le service de Médecine Bucco-Dentaire assure principalement les soins de patients programmés, adressés en milieu hospitalier pour des raisons médicales, ou inclus dans la PASS bucco-dentaire (Dispositif de lutte contre la précarité en partenariat avec la ville de Paris) mais également les urgences bucco-dentaires. Le service assure tous les jours, H24, les consultations d'urgences bucco-dentaires de Paris et l'Ile-De-France, et est un Centre de formation pour les externes en chirurgie dentaire. Les interventions et les consultations ont lieu en ambulatoire dans le bâtiment de stomatologie ou à l'UCA pour les interventions sous anesthésie générale.

L'activité se caractérise par :
o Un secteur de soins d'Urgences Bucco-Dentaires
o Un secteur de chirurgie orale
o Un secteur d'orthopédie dento-faciale
o Un secteur de soins parodontaux
o Un secteur de soins endodontiques
o Un secteur de médecine bucco-dentaire
o Un secteur consultations spécialisées (PASS, oncologie, pathologies de la muqueuse buccale, douleurs orofaciales chroniques, patients phobiques, patients handicapés, maladies rares ORARES...)
o Un secteur prothèses maxillo-faciales et réhabilitation implantaire
Vos missions
MISSIONS PRINCIPALES
Assurer le secrétariat du service :
o Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients
o Gestion des rendez-vous PASS Bucco-Dentaire, médecine Bucco-Dentaire, chirurgie orale, implantologie, pathologie de la muqueuse buccale, douleurs chroniques
o Gestion des RDV via LORAH
o Gestion des CR et documents médicaux
o Gestion des mails et des fax
o Gestion de la boite mail générique
o Gérer les dossiers médicaux informatiques et papiers : classer des documents selon la procédure, archiver
o Tenue du tableau de suivi des patients de la PASS (excel)
o Programmation de la PASS en collaboration avec le médecin référent et l'assistante sociale du service
o Gestion du courrier entrant et sortant
o Organiser et maintenir les tableaux d'affichage à jour
Particularités de la fonction :
o Interactions nombreuses avec les praticiens et les étudiants
o Sollicitations fréquentes, interruptions de travail
Occasionnellement :
o Remplacement des différentes AMA pendant leurs absences : codage, compte-rendu d'hospitalisation (CRH), compte-rendu opératoire (CRO), courriers, archivage, prise de rendez-vous téléphonique, programmation intervention conventionnelle ou UCA,
o Tutrice de stage pour des élèves secrétaires médicales,
o Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants (externes, internes, stagiaires divers).
Profil recherché
COMPETENCES
o Utiliser les outils bureautiques et les logiciels institutionnels (GDM, COMDOS, Gilda, MEDIWEB, ORBIS...),
o Frappe de documents dictés,
o Terminologie et vocabulaire médical,
o Règles de grammaire et d'orthographe,
o S'exprimer clairement,
o Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes,
o Renseigner les nombreux interlocuteurs,
o Traiter des situations conflictuelles,
o Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser,
o Connaissances en droit des patients (communication dossier, ayant droits ...),
o Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'hôpital et de ses services.
o Connaissances informatiques : pack office, Outlook QUALITES

QUALITES
o Discrétion,
o Organisation, méthode et rigueur,
o Gestion du stress,
o Respect de tous, qualité d'écoute et empathie,
o Esprit d'équipe,
o Ponctualité et disponibilité,
o Faire preuve de diplomatie,
o Avoir le sens des responsabilités,
o Avoir un esprit d'équipe, faire preuve d'entraide et de collaboration avec les collègues,
o Capacité d'adaptation,
o Capacité à prioriser ses actions, anticiper,
o Capacité à s'auto évaluer, curiosité intellectuelle, esprit d'initiatives,
o Respecter les règles déontologiques : respect de la hiérarchie, secret professionnel, devoir de réserve et de discrétion
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail9h30 17h00TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP
o Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé, primes semestrielles équivalentes à un 13ème mois de salaire...)
o Places en crèche disponibles
o Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances...)
o Remboursement à 75% du titre de transport (équipe de jour), 100% (équipe de nuit)
o Comité d'entreprise AGOSPAP très intéressant pour des sorties culturelles ou des vacances
o Plateforme « Hoptisoins » : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
o Service de pointe qui permet de développer de nombreuses compétences
o Équipe bienveillante avec une intégration personnalisée en fonction de vos besoins
o Possibilité de formations diplômantes

Description de l'hôpitalSitué à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes: affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité. Référence de l'offre2026-20290