Assistant Formation H/F - AP-HP

MétierCarrière - Développement RH - FormationType de contratTitulaire ou CDDPrésentation du service
La direction des ressources humaines du Groupe hospitalier comprend un département formation organisé par secteurs. Chaque secteur est composé d'un Responsable local et d'équipes d'assistant avec a minima un référent par site. L'ensemble de l'équipe est coordonnée par le coordonnateur formation continue. Le secteur qui regroupe les sites Beaujon / Bichat / Louis Mourier et Bretonneau représente une équipe de 6 assistants formation, 1 adjointe au responsable et un responsable formation
Vos missions
Accueil de proximité

- Accueil physique et téléphonique des agents
- Orientation, conseil et information auprès des agents de l'établissement dans le domaine de la formation
- Recueil et vérification des éléments constitutifs des dossiers de demande de formation des agents
- Inscrire les agents aux formations locales, centrales ou auprès de prestataires extérieurs
- Editer les convocations, les lettres de refus, les attestations de présence, et les transmettre aux personnes concernées (hebdomadaire)
- Gérer et suivre les dossiers concours: diffusion des avis, suivis des résultats sur webconcours
- Gérer administrativement les stageset sessions de formation (utiliser HRA Formation): créer le stage dans HR formation, établir les fiches pédagogiques, créer les sessions, effectuer les rattachements au plan de formation, suivre les formations locales
- Gérer le planning, le matériel et les salles (ouvertures et fermetures) pour les formations locales , consulter l'état des inscriptions, Accueillir, renseigner les participants et les formateurs, transmettre les feuilles d'émargement aux formateurs
- Gérer les clôtures de sessions de formation: recenser les feuilles d'émargement, régulariser les enregistrements dans HR formation, s'assurer de l'exhaustivité et de la fiabilité des saisies dans HR (mensuellement)
- Classer les documents: feuilles d'inscription, feuilles d'émargement,
- Assurer la gestion des demandes de stage du personnel non soignant: conventions (réception et envoi) de stage, tenue d'un tableau de suivi des stages dans l'établissement, vérifier les pièces constitutives des demandes de stage.

Cellule transversale:

- Gérer les dossiers de formation payantes: Gérer les conventions entre le prestataire et le Groupe hospitalier, vérifier les taux de TVA, vérifier les échéanciers de paiement; créer les EOTP dans SAP, consulter les marchés centraux en vigueur via le WEBACHA, effectuer des demandes d'achat dans SAP
- Gérer les factures : transmettre au service facturier, un dossier complet, incluant les pièces constitutives requises
- Gérer les éléments variables de paie, vérifier les pièces constitutives d'une demande de remboursement de frais de formation
- Gérer les ordres et frais de mission (France ou Etranger)
- Effectuer des travaux préparatoires pour l'élaboration du plan de formation
- Participer à la communication de l'offre de formation auprès des agents du groupe hospitalier (mails, affichages, informations auprès des agents)
- Effectuer des activités de secrétariat: gérer, classer et archiver les documents, réguler les appels téléphoniques
- Organiser des réunions pour le service formation (commission formation, lancement de formation, ...): diffuser l'ordre du jour, convoquer les participants, rédiger des compte-rendu
- Elaborer et tenir des tableaux de suivi: suivi des engagements financiers, suivi des différentes activités du service formation (dossiers

Profil recherché
- expérience sur un poste similaire recommandée
- avoir le sens des responsabilités
- sens de l'accueil
- faire preuve de rigueur et de rapidité d'exécution
- savoir anticiper
- savoir prioriser l'information
- savoir travailler en équipe
- savoir rendre compte
- savoir prendre des initiatives adaptées
- avoir de l'aisance dans les tâches de gestion administrative (marchés publics, logiciel dédié, travail sur des tableaux de suivi, plan de formation, plan de classement, suivi financier...), et dans la comptabilité de base
- savoir maitriser l'outil informatique au quotidien (Word et Excel, SAP, HRA)
-Pouvoir participer selon les besoins aux différentes réunions en lien avec l'activité du Service formation (Club Hr formation ) ; prévoir quelques déplacements intra-GHU où sur les centres de formation de l'APHP .
Schéma horaireJourTemps de travail7h30TélétravailNonVos avantages à l'AP-HP
- Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité
- Possibilité de parking et de place en crèche
- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas...) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
- Chèques emploi-service CESU AP-HP

Description de l'hôpitalSitué à Clichy (92), l'hôpital Beaujon un établissement de court séjour adulte alliant activités d'excellence spécialisées et soins de proximité. Ses spécialités médicales et chirurgicales s'articulent autour de deux grands axes: les maladies de l'appareil digestif et celles de la tête, du cou et du rachis. Cet hôpital comprend une maternité de type 2B, une unité d'obstétrique et une unité de néonatologie.Référence de l'offre2026-20281