Assistant de Direction - Conseil Departemental des Alpes de Haute Provence H/F - Conseils départementaux

- Apporter une aide permanente à la direction en termes d'accueil, d'organisation, de communication,
- assister la direction dans le suivi des projets et des activités de la direction.

Activités du poste
- Accueil téléphonique et physique dans le cadre de la démarche de qualité de la relation à l'usager,
- réalisation et mise en forme de travaux de bureautiques, rédaction de courriers, notes, comptes rendus...
- gestion de l'agenda de la directrice des ressources humaines,
- traitement du courrier (arrivée et départ),
- contrôle et suivi des parapheurs (notes, courriers) dans le respect des procédures et délais définis,
- rédaction des délibérations de la DRH,
- suivi des procédures disciplinaires,
- organisation et gestion des instances consultatives (CAP, CST, CCP, F3SCT),
- gestion des droits syndicaux, des élections professionnelles et des relations avec les organisations syndicales,
- gestion des cumuls d'activités,
- gestion des accès (bâtiments + parking),
- participation aux travaux transversaux de la DRH,
- tri, classement et archivage des documents.

Environnement du poste
- Relations avec l'ensemble des directions et services de la collectivité,
- relations avec les élus,
- relations avec les organisations syndicales
- relations avec les autres secrétaires de direction,
- relations avec des partenaires externes : collectivités locales, services de l'Etat, administrations,
- relations avec le public,
- relations avec des prestataires externes.

Contexte d'exercice
- Horaires variables en fonction des obligations de service,
- respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
- autonomie et rigueur dans l'organisation du travail,
- travail en binôme avec une autre secrétaire.

- Disposer d'un diplôme et d'une expérience en secrétariat de direction,
- connaître les missions de la collectivité et son organisation,
- maîtriser les règles de l'expression écrite et orale
- maîtriser les outils bureautiques, la messagerie et Internet,
- savoir rendre compte,
- connaître le statut de la fonction publique,
- connaître les procédures liées à la démarche qualité de la collectivité et en respecter les engagements.