Agent Accueil de l'Hôtel de Ville Etat Civil - Affaires Generales - Mairie de Thonon les Bains H/F - Communes

Sous l'autorité du Responsable de service, l'agent expérimenté état civil/affaires générales, garantit l'expertise juridique et procédurale dans le traitement des demandes de dossiers dont le service à la charge, pour la population. Il assure la mise en oeuvre des directives données par son responsable et son adjointe en matière d'état civil et d'affaires générales notamment, tout en garantissant un accueil et un renseignement du public de qualité dans le respect des délais impartis. Dans le cadre de la charte Qualiville, il doit aussi traiter dans des conditions de délais et de qualités optimales concernant les demandes des usagers. Il participe aux missions dédiées aux agents de l'accueil de l'Hôtel de Ville, à la permanence des samedis et aux cérémonies de mariages et parrainages civils.

L'agent expert polyvalent population est chargé de :

ETAT CIVIL :
- Réception et rédaction des déclarations de reconnaissance, de changement de nom, de naissance, de mariage et de décès
- Participation à la gestion administrative du domaine funéraire (inhumations, exhumations, mise à jour des concessions...en lien avec le gestionnaire du cimetière)
- Délivrance des livrets de famille
- Traitements des demandes d'actes d'état civil, des avis de mentions
- Traitement des demandes des actes via COMEDEC
AFFAIRES GENERALES :
- Traitement des attestations d'accueil
- Recensement des jeunes citoyens et de la population
- Certifications administratives
CNI/PASSEPORTS :
- Traitement des demandes de titres sécurisés et de voyages depuis la délivrance des formulaires, l'enregistrement et jusqu'à la remise des documents
ELECTIONS : Pôle de compétences composé de 5 agents
- Gestion de la liste électorale
- Organisation des scrutins
ACCUEIL :
Participation au fonctionnement du service Accueil en roulement avec l'équipe
- Réception du public et délivrance de renseignements
- Utilisation du standard téléphonique
- Utilisation de la machine à affranchir et de la machine "mise sous plis"

- Maîtrise l'ensemble des connaissances techniques et juridiques, notamment pour le domaine d'expertise et de polyvalence
- Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
- Accueil et renseignement du public
- Forte capacité notamment en termes d'organisation générale, de gestion, d'initiatives, à maîtriser, tous les paramètres relatifs au domaine d'expertise et de polyvalence
- Maîtrise la conception et l'adaptation des tableaux de bord du secteur d'activité spécifique confié et la réactualisation de façon permanente des données
- Maîtrise les logiciels de gestion des activités dont il a la charge

Savoir-être :
- Rigueur professionnelle, sens du service public et des responsabilités
- Sens de l'organisation et rapidité d'exécution des tâches demandées
- Grande disponibilité vis à vis du public avec risques de conflits ; capacité à gérer les situations de stress
- Capacité à fédérer un esprit de groupe
- Aisance rédactionnelle (courriers et notes) et relationnelle (capacité d'écoute, devoir de confidentialité / Discrétion)
- Respect des contraintes horaires liées au fonctionnement quotidien du service, aux permanences du samedi matin, au déroulement des mariages, à l'organisation d'opérations ponctuelles plus lourdes (élections, recensement, etc.)