Assistant du Maire - le Mesnil Esnard H/F - Communes

Collaborateur du Maire et placé sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous apportez à Monsieur le Maire une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information et de suivi des projets et activités de l'exécutif. Vous assurez également le suivi administratif et opérationnel au sein de la Direction Générale des Services.

En lien avec l'Autorité territoriale :

- Gestion de l'agenda électronique de M. le Maire
- Interface Maire / administrés, prise de rendez-vous
- Interface Maire / partenaires institutionnels (Métropole, Département, Région, Préfecture, ...), prise de rendez-vous
- Assistance de Monsieur le Maire et interface avec ses adjoints mais également le Conseil Municipal
- Gestion des congés du Maire et des adjoints
- Secrétariat divers : rédaction de courriers, notes, mails, comptes-rendus, ...
- Rédaction des discours de M. le Maire
- Organisation des cérémonies : 8 mai, 18 juin, 11 novembre, voeux, ...
- Organisation de réunions municipales et autres en lien avec M. le Maire
- Gestion des parapheurs des différents services
- Passage de commandes pour M. le Maire
- Gestion des déplacements de M. le Maire
- Cartes de voeux
- Classement et archivage

Au titre de l'appui administratif à la Direction Générale des Services :
- Gestion du courrier entrant : enregistrement dans la GED et dispatching dans les services
- Commande des fournitures de bureau
- Instruction et suivi des demandes de subventions
- Préparation et suivi des conseils municipaux (gestion dématérialisée sur le logiciel Idelibre®)
- Rédaction des procès-verbaux
- Dématérialisation auprès de la Préfecture et publicité des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés)
- Tenue des registres (décisions, délibérations, procès-verbaux)
- Remplacement de l'assistante de la DGS en cas d'absence de celle-ci

Champ relationnel :
- Élus
- Services
- Partenaires institutionnels et extérieurs

Moyens mis à disposition et contraintes particulières :
- Permanence état-civil le samedi matin (2 à 3 fois par an)
- Participation en soirée aux conseils municipaux tous les deux mois en moyenne.
- Cérémonie de mariage
- Tenue d'un bureau de vote

SAVOIR FAIRE ET COMPETENCES REQUISES :
- Connaissance de la fonction publique territoriale
- Parfaite maitrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et internet)
- Capacité à organiser son temps de travail en fonction des dossiers et des nécessités de service

SAVOIR-ETRE :
- Excellentes qualités relationnelles
- Méthode, rigueur, sens de l'organisation
- Goût du travail en équipe
- Discrétion - confidentialité absolue
- Polyvalence
- Autonomie
- Adaptabilité