Assistanat Secrétariat - Secrétariat H/F - Hôpital Pitié-Salpêtrière

MISSIONS PRINCIPALES
Assurer le secrétariat du service :
o Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients
o Gestion des rendez-vous PASS Bucco-Dentaire, médecine Bucco-Dentaire, chirurgie orale, implantologie, pathologie de la muqueuse buccale, douleurs chroniques
o Gestion des RDV via LORAH
o Gestion des CR et documents médicaux
o Gestion des mails et des fax
o Gestion de la boite mail générique
o Gérer les dossiers médicaux informatiques et papiers : classer des documents selon la procédure, archiver
o Tenue du tableau de suivi des patients de la PASS (excel)
o Programmation de la PASS en collaboration avec le médecin référent et l'assistante sociale du service
o Gestion du courrier entrant et sortant
o Organiser et maintenir les tableaux d'affichage à jour
Particularités de la fonction :
o Interactions nombreuses avec les praticiens et les étudiants
o Sollicitations fréquentes, interruptions de travail
Occasionnellement :
o Remplacement des différentes AMA pendant leurs absences : codage, compte-rendu d'hospitalisation (CRH), compte-rendu opératoire (CRO), courriers, archivage, prise de rendez-vous téléphonique, programmation intervention conventionnelle ou UCA,
o Tutrice de stage pour des élèves secrétaires médicales,
o Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants (externes, internes, stagiaires divers).

COMPETENCES
o Utiliser les outils bureautiques et les logiciels institutionnels (GDM, COMDOS, Gilda, MEDIWEB, ORBIS...),
o Frappe de documents dictés,
o Terminologie et vocabulaire médical,
o Règles de grammaire et d'orthographe,
o S'exprimer clairement,
o Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes,
o Renseigner les nombreux interlocuteurs,
o Traiter des situations conflictuelles,
o Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser,
o Connaissances en droit des patients (communication dossier, ayant droits ...),
o Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'hôpital et de ses services.
o Connaissances informatiques : pack office, Outlook QUALITES

QUALITES
o Discrétion,
o Organisation, méthode et rigueur,
o Gestion du stress,
o Respect de tous, qualité d'écoute et empathie,
o Esprit d'équipe,
o Ponctualité et disponibilité,
o Faire preuve de diplomatie,
o Avoir le sens des responsabilités,
o Avoir un esprit d'équipe, faire preuve d'entraide et de collaboration avec les collègues,
o Capacité d'adaptation,
o Capacité à prioriser ses actions, anticiper,
o Capacité à s'auto évaluer, curiosité intellectuelle, esprit d'initiatives,
o Respecter les règles déontologiques : respect de la hiérarchie, secret professionnel, devoir de réserve et de discrétion