Assistant Inspection Médicale du Travail H/F - DRIEETS Ile de France

Le service Santé et sécurité au travail comporte 2 missions, l'une dédiée aux problématiques de prévention des risques professionnels, l'autre aux services de prévention et de santé au travail et aux problématiques médicales et de santé au travail. Ces missions s'appuient notamment sur l'expertise des médecins inspecteurs du travail .

Fonctions principales du service :

- Conseil et d'appui à l'inspection du travail
- Participation au contrôle et à l'animation des services médicaux du travail
- Contribution à l'orienter la politique régionale de santé dans le travail et l'emploi
- Information, conseil et soutien technique à l'égard des médecins

Effectifs de la cellule Inspection médicale : 5 Médecins-inspecteurs du travail, 2 chargés d'appui juridiqueLe poste mobilise principalement des compétences administratives, organisationnelles et rédactionnelles ; aucune connaissance médicale n'est requise.

En appui aux Médecins Inspecteurs du Travail et aux agents de la cellule Inspection médicale, l'assistante contribue à l'organisation des activités et au bon déroulement des missions du service. A ce titre, elle assure notamment les fonctions suivantes :

- Réceptionner les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs

- Accueillir les visiteurs dans le cadre des expertises médicales, réunions, ou rendez-vous

- Assurer la gestion des agendas et la prise de rendez-vous

- Organiser la logistique des réunions et rendez-vous : réservation des salles et des véhicules de services via l'application dédiée, convocations, transmission des listes d'émargement

- Assurer le suivi des contestations médicales de la constitution du dossier papier et numérique jusqu'à l'envoi du rapport d'expertise, tenir à jour le tableau de suivi des contestations médicales

- Rédiger, relire et mettre en forme des documents (Word, PowerPoint, Excel...) dans le respect de la charte graphique, et en assurer la diffusion

- Assurer le tri, la circulation, l'envoi du courrier du service (gestion des accusés de réception), y compris concernant les agréments, ainsi que de la documentation, en lien avec l'assistante du pôle Travail

- Saisir les frais de déplacements dans Chorus DT

- Accompagner les médecins dans la gestion des anomalies informatiques (génération d'un ticket via l'application dédiée)

- Participer à l'archivage annuel des dossiers

- Assurer ponctuellement, en tant que de besoin, le remplacement des agents de secrétariat du pôle Travail en cas d'absence (prise d'appels, gestion des boîtes institutionnelles, commandes de fournitures)

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances (M):

- Connaissance de l'outil informatique et de son environnement (Excel, Word, Internet, Outlook, agendas partagés, Chorus...)

- Savoir mettre en forme des documents, classer, filtrer les appels

- Connaitre le fonctionnement des services et leur environnement

Savoir-être :

- Sens du service public ***

- Discrétion, confidentialité ***

- Rigueur ***

- Sens de l'organisation et de l'anticipation, réactivité ***

Savoir-Faire (E) :

- Respecter les délais, planifier son travail

- Capacité d'initiative

- Savoir alerter (rappel des dates de réunions, des délais de réponse, de transmission)

- Accueillir, informer

- Adapter son plan de travail en intégrant les événements (imprévus...)

- Qualités rédactionnelles