Gestionnaire Administratif·ve et Financière H/F - Université Montpellier 3

Contexte du recrutement

La Direction du Système d'Information et du Numérique (DSIN) de l'université de Montpellier Paul-Valéry a pour mission de mettre en oeuvre la politique définie par l'Université dans le domaine du traitement informatisé ou numérique de l'information relative à ses activités (enseignement, recherche, gestion, etc.). Pour cela, elle est composée de trois services : le Service Développement et Intégration d'Application (SDIA), le Service Infrastructures et Production (SIP) et le service Support Assistance et Maintenance Informatique (SAMI) et d'un pôle d'assistance administrative aux activités.

La personne recrutée sera intégrée au pôle d'assistance administrative aux activités sous la hiérarchie directe de la directrice de la Direction du Système d'Information et du Numérique (DSIN).

Ce pôle composé de 3 agents, travaille en étroite collaboration avec la direction de la DSIN, les responsables de services et les 45 agents de la DSIN.Missions
Gestion financière de la DSIN :

Participer à la préparation du budget, suivi de l'exécution budgétaire, création eotp
Traiter des commandes, bons de commandes, engagements, factures, suivi fournisseurs
Suivre les immobilisations
Suivre les marchés, maintenance et conventions de la DSIN
Participer à la réalisation d'outils de suivi
suivre la régie d'avance de la DSIN
Gestion des matériels et fournisseurs

Faire établir les devis auprès des fournisseurs
Réceptionner et suivre le matériel, valider les livraisons
Suivre et traiter les factures
Relancer si nécessaire les fournisseurs
Gestion administrative de la DSIN

Participer à la définition et à la mise en place de procédures de gestion
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la DSIN
Traiter le courrier, les parapheurs, la messagerie et les plannings
Accueil physique et téléphonique des usagers
Activités de secrétariat aux équipes (organisation de déplacements, de réunions, réalisation de compte rendus, ...)
Suivi RH de la DSIN

Suivi administratif des vacataires
Suivi des formations
Suivi et classement des dossiers administratifs des agents
Soutien à la direction

Informer et mobiliser la hiérarchie sur l'avancement des activités (reporting) et procéder à des alertes si nécessaire.

Compétences

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

- Connaître les réglementations, processus et outils financiers, comptables et budgétaires propres aux EPSCP (LOLF, GBCP, SIFAC) ou, de façon plus générale, aux opérateurs de l'Etat.
- Savoir suivre son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir mettre en oeuvre et appliquer des procédures et des règles
- Avoir une connaissance avancée des outils bureautiques : traitement de texte et tableur

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

- Avoir des notions sur les marchés publics
- Avoir une expérience en milieu universitaire

SAVOIRS ÊTRE

- Maîtriser la communication interne et externe à l'écrit comme à l'oral.
- Avoir la capacité à travailler en binôme, en équipe et en réseau.
- Avoir une forte autonomie dans son travail
- Être capable d'assurer le reporting de ses activités
- Savoir synthétiser
- Avoir le sens de l'organisation.

- Avoir de bonnes qualités relationnelles.

- Rigueur, fiabilité, réactivité et discrétion
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Le niveau Bac est exigé.
Une expérience dans le milieu universitaire ou a minima dans la fonction publique serait appréciable.