Secretaire Administratif Polyvalent H/F - Ordre National des Medecins

Description du poste :

À propos du poste

ATTENTION : 2 ANS D'EXPERIENCE REQUISE EN SECRETARIAT POLYVALENT (administratif, logiciel informatique, saisie de données).

Une expérience dans le domaine juridique serait un plus (secrétariat juridique par exemple).

Bonjour, nous recherchons un(e) secrétaire (e) administratif ou administratif(ve) pour rejoindre notre équipe. En tant que professionnel(le) polyvalent(e), vous serez en charge de gérer diverses tâches administratives afin d'assurer le bon fonctionnement de notre structure. Vous interviendrez dans un environnement dynamique où vos compétences organisationnelles et votre sens du service seront essentiels.

TEMPS DE TRAVAIL

- Temps plein

QUALIFICATIONS REQUISES

- Informatique : logiciels Word, Excel, power point, Outlook

- Logiciel CDOM : Ordinal ; Intranet, Extranet

- Organisée et méthodique, capable de gérer plusieurs tâches simultanément

- Excellent sens du relationnel, esprit d'équipe, bonne communication écrite et orale

ACCUEIL

- Physique

- Téléphonique (Médecins, étudiants, patients, élus)

COURRIER

- Rédaction : Frappe, impression, validation par un conseiller ou un juriste, corrections,

préparation des envois

- Départ affranchissement courrier

CONTRATS: (activité principale)

Une formation auprès des services du Conseil National sera indispensable et vous sera proposée dès l'embauche.

Tenir à jour l'Ordre du jour de la commission des contrats et assurer la commission des contrats (un mardi par mois).
Inscription de sociétés d'exercice libéral au tableau (SCP, SELARL, SCP, SPFPL)
Accomplir les formalités relatives aux dossiers de sociétés (statuts, PV, KBIS), et y apporter une première lecture avant de transmettre le dossier aux juristes
Assurer les relations entre les différents services (greffe, cabinet comptables, avocat, notaires, institutions du CNOM).
Accuser réception des contrats de travail et assurer les changements de situation (salarié, libéral, mixte)
Renseigner les contrats de travail sur le logiciel Ordinal
Assurer les demandes de site distincts (site d'exercice multiple) et assurer la transmission entre les différents conseils.
Assurer la complétude des dossiers contractuels
Veille juridique sur les contrats (circulaires, etc).
Suivi des dossiers complexes auprès du CNOM
Archivage des contrats dans les dossiers médecins.

TENUE DU TABLEAU

Ponctuellement

- RPPS : gestion des changements (activité, adresse personnelle et professionnelle téléphone, mail, changement de nom)

- Qualifications et VAE : envoi du dossier, prise de rendez-vous avec le rapporteur, courrier et envoi du dossier au CNOM, notification de la décision du CNOM en LR/AR

- DPC : réception et enregistrement

- Transferts : réception des demandes, enregistrement sur Ordinal, envoi du dossier

concerné au CNOM avec courrier accompagnateur,

CHANGEMENT D'ACTIVITÉ

- Demander un écrit (Réception courrier, demande pièce justificative s'il le faut,

modification sur Ordinal, classement dans dossier)

RETRAITE

Ponctuellement

- Demander un écrit (réception courrier, demande pièce s'il le faut, modification sur

Ordinal, classement dans dossier (si retraité sans activité classement aux archives),

demande de confirmation de cessation totale d'activité + rechercher où sont conservés

les dossiers médicaux + transmission des demandes des patients.

- Réception des formulaires CARMF (Visa de l'Ordre, modification sur Ordinal s'il y en a,

copie classée dans dossier du médecin concerné, renvoi au médecin)

Avantages :

- Tickets Restaurant

- Prime 13ème mois

- Prime vacances

NB : Le salaire affiché est en brut

Type d'emploi : CDI

Lieu du poste : En présentiel

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Saisir des documents juridiques,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Services administratifs combinés de bureau

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.