Gestionnaire Administratif·ve et Financier·ère H/F - Ecole Nationale Superieure des Sciences

MISSIONS ET ACTIVITÉS DU POSTE

> Suivi des dépenses de l'ensemble des CRB (hors droits d'auteurs et frais de déplacement)
- Réception des factures sur Chorus pro
- Vérification et visa des engagements juridiques (EJ)
- Contrôle et saisie des factures avant demande de paiement
- Contrôle des pièces justificatives (conventions et contrats notamment)
- Suivi des opérations de constatation et de certification du service fait
- Saisie et transmission des demandes de paiement
- Assistance aux gestionnaires pour la saisie sur GFC Cocktail (application de gestion financière)
- Transmission et sensibilisation des responsables et gestionnaires budgétaires aux procédures budgétaires et comptables, ainsi qu'à l'évolution de la législation et à ces conséquences
- Traitement des fichiers ROP (facturation des réservations de transport et d'hébergement)
- Elaboration et mise à jour des documents de gestion interne liés à la chaîne de la dépense

> Suivi des opérations de d'exercice côté dépense (charges à payer, charges constatées d'avance)

> Gestion des conventions à enjeux financiers en dépense :
- Suivi de l'exécution administrative et financière de ces conventions en dépense et rôle d'alerte auprès des services concernés
- Elaboration des prévisions budgétaires liées à ces conventions

> Gestion des relations et des échanges avec les tiers (prestataires/fournisseurs) de l'Enssib

> Suppléances et activités complémentaires :
- Suppléance pour la gestion des frais de déplacement et notamment pour les réservations des transports et hébergements sur la plateforme du prestataire de services de voyages
- Suppléance régie recette
- Suppléances sur les opérations annuelles de taxe d'apprentissage
- Suppléance sur l'élaboration de la revue de gestion mensuelle
- Gestion du logiciel de suivi des immobilisations

SUJÉTIONS OU CONTRAINTES DES MISSIONS DU POSTE

- Anticiper le calendrier des paiements en lien avec l'agence comptable
- Gestion des périodes de surcroît d'activité (notamment en fin d'exercice budgétaire)
- Capacité d'adaptation aux évolutions de la réglementation et des outils logiciels

Experience: 6 Mois

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Discrétion,Connaissance des règles financières et comptables ,Disponibilité,Savoir rendre compte,Maitrise réglementation des frais de mission,Savoir anticiper,Maitrise de la réglementation des dépenses EPSCP

Langues: Français exigé

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.