Assistant Médico-Social - Chargé Relations Familles Habitants H/F - Ehpad Cote de Velours

Au sein de la résidence La Côte de Velours, vous occupez un rôle central d'interface entre les habitants, leurs familles, les partenaires et les équipes.
Vous êtes le premier point de contact de l'établissement et contribuez activement à la qualité de l'accueil, à la relation de confiance avec les proches et au bon fonctionnement administratif de la structure.

Vos Missions
1) Accueil et relations familles / habitants
-Être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des habitants et de leurs familles dès leur arrivée
-Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité (standard, filtrage, renseignements, orientation)
-Informer, écouter et recueillir les besoins des habitants, familles et partenaires
-Expliquer le fonctionnement de l'établissement afin de faciliter l'intégration des nouveaux habitants
-Veiller au bien-être des habitants et à la qualité des relations avec leurs proches, et savoir en référer
-Participer à faire vivre les espaces de convivialité de la maison, en contribuant, à la demande, au service de boissons au comptoir de la Côte de Velours, auprès des habitants et de leurs familles, afin de favoriser les échanges, les moments de partage et le sentiment d'être « comme à la maison »

2) Gestion administrative et organisationnelle
-Assurer la gestion administrative des dossiers des habitants (entrées/sorties, mise à jour des données)
-Réaliser diverses tâches de secrétariat : rédaction de documents, classement, archivage
-Gérer les opérations postales (réception, distribution, envois)
-Assurer le suivi des commandes de fournitures et des factures
-Gérer les plannings (salles, horaires d'ouverture.)

3)Appui à la direction
-Assurer une mission d'assistanat auprès de la Directrice de site :
Comptes rendus de réunions
Traçabilité des événements indésirables
Suivi administratif divers

Compétences et savoir-faire
-Maîtrise des outils bureautiques
-Connaissance des procédures administratives
-Capacité à créer et utiliser des outils de suivi (dossiers, tableaux, affichage)
-Communication fluide avec l'ensemble des services pour garantir la qualité de l'accompagnement
-Contribution active à la philosophie du TUC (approche domiciliaire, bientraitance)
-Gestion et diffusion de l'information auprès des familles (affichage, mail, téléphone)

Diplômes requis

-Bac professionnel (secrétariat, gestion-administration)
-Conseiller(ère) en économie sociale et familiale

Experience: 3 An(s)

Compétences: Planifier et coordonner les rendez-vous médicaux,Conseiller, accompagner une personne,Accueillir, orienter et renseigner un patient,Assurer un accueil téléphonique,Actualiser le dossier médical du patient,Renseigner des documents médico-administratifs,Assurer la confidentialité des informations médicales,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Relayer de l'information

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.