Agent d'Accueil - Vaires sur Marne H/F - Communes

DESCRIPTION DU POSTE
FONCTION : Assurer l'accueil, l'orientation et l'information des administrés, correspondants des services et différents services, réaliser des tâches administratives diverses, gérer la réservation de la salle des mariages et l'ouverture et la fermeture de l'Hôtel de Ville. Polyvalence courrier et dispositif de recueil cartes d'identité/passeports.

MISSIONS REGULIERES

Accueil physique et téléphonique des administrés
Contrôle et sécurité de l'Hôtel de
Ville
Gestion de l'affichage et de l'information
Gestion de l'affichage et de l'information
Polyvalence courrier
Polyvalence dispositif de recueil

ACTIVITES:

- Assure une permanence physique pour information au public
- Assure la tenue du standard téléphonique (réception, transferts des appels et retransmission des messages)
- Gère la réservation et la mise en place de la salle des mariages pour les différents services en lien avec l'appariteur
- Gère la prise de rdv sur demande physique pour les cartes d'identité/passeports et la relance téléphonique des rdv
- Assure le contrôle des entrées et des sorties
- Assure l'armement et le désarmement de l'alarme si besoin
- Gère l'affichage et les documents divers mis à disposition du public dans le hall d'accueil et la salle d'attente (pose, dépose)
- Réceptionne, traite et diffuse l'information
Selon besoin, en polyvalence avec l'appariteur :
- récupère le courrier arrivé à La Poste pour dépôt au Secrétariat Général
- Affranchit le courrier départ et dépôt à La Poste
Selon besoin, en polyvalence avec l'Etat Civil :
- recevoir le public pour l'instruction des demandes de cartes d'identité et passeports (travail sur la station biométrique)

MISSIONS OCCASIONNELLES:

Aide ponctuelle à différents services

ACTIVITES

- Etat Civil/Elections
- Social/Logement
- Scolaire
- Communication
- Services Techniques
- etc

RELATIONS FONCTIONNELLES

INTERNES
Tous les services communaux

EXTERNES
- Administrés vairois et non vairois
- Associations
- Collectivités
- Fournisseurs et prestataires divers

QUALIFICATIONS REQUISES ET COMPETENCES

LES CONNAISSANCES :
- Connaître le fonctionnement des structures municipales
- Comprendre et assurer la mission de service public
- Connaître l'organigramme général des services municipaux

LES COMPETENCES :
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook)
- Savoir utiliser les outils de communication
- Savoir gérer la retransmission des informations et communications

LES COMPORTEMENTS :

- Etre agréable et souriante
- Prendre des initiatives
- Respecter les règles de réserve et de confidentialité
- Avoir le sens du service public
- Savoir établir et faciliter la relation de communication avec les administrés
- Savoir faire face aux conflits les plus courants
- Savoir s'adapter au travail en équipe, aux situations d'urgence ou de polyvalence
- Etre rigoureux, discret, méthodique et avoir le sens de l'organisation dans son travail
MATERIELS : 2 standards téléphoniques, un PC et un casque sans fil

Rémunération statutaire + 13ème mois + régime indemnitaire (IFSE + CIA) + CNAS