Secrétaire Administratif et Agent d'Accueil Polyvalent - Commune de la Trinité H/F - Communes

Le titulaire du poste est chargé d'assurer :
- le secrétariat de la compétence « activités sportives » ;
- l'accueil physique et téléphonique du Palais des Sports et des différents accueils.

Missions principales :
- Assister le chef du service des sports :
- Participer à des réunions de travail et effectuer les compte- rendus ;
- Réaliser des notes, des bilans et des dossiers ;
- Diffuser les informations nécessaires.

- Garantir la qualité de l'accueil du Palais des Sports :
- Renseigner et orienter les usagers avec courtoisie ;
- Savoir filtrer et réorienter les appels téléphoniques ;
- Réceptionner, trier, centraliser, diffuser les informations ;
- Remettre, réceptionner, vérifier le contenu des dossiers d'inscription ;
- Effectuer la saisie informatique, la réservation, la facturation, l'encaissement avec rigueur ;
- Assurer la polyvalence et les remplacements ;
- Proposer des améliorations à l'organisation du travail.

- Assurer le secrétariat :
- Assurer la gestion et le suivi du courrier (interne, externe et navette) ;
- Assurer un accueil téléphonique et physique sur les différents accueils en fonction des périodes ;
- Assurer la gestion et le suivi des commandes ;
- Aider dans les tâches administratives, créer des affiches, plannings et autres...

- Garantir le suivi des ressources humaines :
- Réaliser les emplois du temps des agents ;
- Assurer le suivi des congés, récupérations et absences ;
- Faire le lien entre les agents et le service des ressources humaines.

- Assurer la responsabilité de régisseur suppléant :
- Remplacer le régisseur si nécessaire (régie d'avance) ;
- Assister les régisseurs de recettes ;
- Suivre les dépenses.

- Garantir la continuité de service :
- Être disponible en cas de besoin : remplacement ou renfort périodes chargées

Missions ponctuelles :
- Assurer l'organisation générale :
- Intervenir sur d'autres accueils municipaux ;
- Intervenir lors de manifestations.

Les compétences :
- Connaitre les finalités et les objectifs du service des sports ;
- Être capable d'adaptation et de polyvalence ;
- Connaitre les APS (activités physiques sportives), les publics et les règlementations ;
- Posséder les compétences nécessaires (outil informatique Word,, Excel, logiciel métier) ;
- Être capable de travailler en équipe et en partenariat ;
- Établir facilement la relation avec les usagers et les partenaires ;
- Respecter les règles de confidentialité ;
- Savoir organiser et prioriser son travail.

Les conditions d'exercice :
Moyens spécifiques :
- Accueil et bureau partagés ;
- Poste informatique ;
- Reprographie, plastifieuse, relieuse, massicot, armoires de rangement.