Agente - Agent d'Accueil Dfmm0501 en CDD H/F - ARS Occitanie

Dans le cadre d'un remplacement lié à un congé maternité, nous recrutons en CDD de 6 mois pour assurer les missions suivantes :

Activités principales :
- Accueil physique
- Accueil téléphonique
- Réception de remise d'objets (colis...)
- Coordination en soutien avec la logistique
- Gestion des réservations des salles de réunion, visio et véhicules de service
- Gestion des produits de convivialité
- Suivi des prestations de nettoyage : contrôle de la prestation et renseignement des fiches de contrôle
- Appui administratif
Descriptif détaillé :
- Accueil physique du personnel de l'ARS Occitanie, de ses prestataires et de tout visiteurs extérieurs
- Accueil physique du public dans le respect des consignes du plan Vigipirate
- Accueil téléphonique du public : renseigner et orienter selon les demandes
- Maîtrise de l'organigramme de l'établissement et de ses missions.
Activités annexes :
- Petites tâches de secrétariat
- Aide à la gestion du courrier, en respect de la procédure dédiée
- Tenue et actualisation de fichiers divers (à la demande du responsable d'unité)
- Toute aide/suppléance nécessaire permettant d'assurer la continuité de service

Savoir :

- Connaissance de l'environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné

Savoir-Faire :
- Mettre en oeuvre les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Ecouter, analyser, reformuler la demande
- Recueillir et traiter l'information
- Utiliser les techniques de communication

Savoir-être :

- Faire preuve de courtoisie,
- Faire preuve d'adaptation professionnelle
- Gérer des situations conflictuelles,
- Avoir l'esprit d'équipe