Assistant - Assistante de Direction H/F - Aural Logos

Aural LOGOS est un organisme de formation linguistique basé à Rémire-Montjoly, en
Guyane française.
Il met en oeuvre des actions de formation linguistique, assure la passation de tests et
examens (TEF et Examen civique) et développe d'autres activités liées à l'apprentissage
des langues.
Dans le cadre du développement de ses activités et du renforcement de son organisation
administrative, Aural LOGOS recrute une Assistante de direction (H/F).

Sous l'autorité directe de la Direction, l'assistant(e) de direction assure des missions
techniques, administratives et organisationnelles, dans le respect des procédures
définies par l'établissement.

Missions principales
- Gérer l'agenda de la Direction et planifier les réunions
- Organiser les déplacements professionnels
- Assurer l'organisation administrative et logistique des sessions de formation
- Accueillir, informer et orienter les clients et stagiaires
- Classer et archiver les documents administratifs et pédagogiques
- Mettre à jour les bases de données, tableaux de bord et outils de suivi
- Réaliser un suivi statistique périodique des activités
- Établir, déposer et suivre les factures
- Classer les factures, documents comptables, abonnements et souscriptions
- Réaliser l'inventaire des fournitures et assurer le suivi des achats courants
- Assurer le suivi administratif des prestations externes (nettoyage, services)
- Assurer la coordination administrative avec les formateurs, partenaires et institutions
- Contribuer à l'organisation administrative et logistique des projets, tests, examens et
activités de l'organisme
- Appliquer et respecter les procédures administratives internes en vigueur
Liste non exhaustive et susceptible d'évolution selon le développement de
l'établissement.

Profil recherché
- Formation en assistanat de direction, secrétariat ou gestion administrative
- Expérience professionnelle : 1 an minimum
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques
- Capacités rédactionnelles et organisationnelles
- Autonomie et rigueur dans l'exécution des tâches
- Discrétion et respect de la confidentialité

Avantages de travailler avec Aural LOGOS,
- Structure à taille humaine
- Missions polyvalentes et formatrices
- Participation directe au développement des activités de l'organisme
La période durera 1 mois

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais souhaité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.