Assistant de Formation Adjoint Administratif H/F - Centre Hospitalier de Ville-Evrard

MISSIONS GENERALES

1.Gestion administrative des actions de formation MEDICAL ET NON MEDICAL
o Mise en oeuvre et suivi des dossiers de formations : inscriptions, mise à jour de la liste des participants, convocations, feuilles d'émargement, annulations, attestations de présence.
o Ouverture et suivi des dossiers de formation dans le logiciel GESFORM
o Impression de l'historique de formation des agents
o Vérification de l'adéquation entre conventions et factures des organismes
o Remboursements des frais des agents
o Gestion des formations ANFH
o Elaboration de requêtes pour établir les statistiques du service

2. Accueil - Communication - Information
o Accueil physique et téléphonique
o Accueil des agents et informations diverses sur les formations ou sur les dispositifs de formation
o Accueil des formateurs internes et externes

3. Secrétariat
o Traitement et frappe des courriers (réception, tri, enregistrement et distribution), traitement des mails
o Gestion des rendez-vous de la Responsable du service
o Préparation des réunions (CCFP, CPF, EP.) : convocations, mailings, élaboration de documents.
o Saisie et mise en forme d'écrits professionnels
o Frappe et diffusion des notes d'information et notes pédagogiques
o Réalisation de photocopies

4. Gestion logistique
o Planification et réservation des salles de formation
o Prévision, installation et rangement du matériel pédagogique (informatique...) et des salles de formation
o Ouverture et fermeture des salles de formation
o Préparation et vérification de la documentation pédagogique
o Classement / archivage des dossiers
o Gestion du matériel
o Gestion stock et commande de fournitures, papeteries, mobiliers

5. Gesform
o Gestion des profils des agents
o Support eval .

Missions spécifiques
o Certaines missions spécifiques peuvent être effectuées à la demande du Directeur et de la responsable du service

Qualifications
Diplômes : niveau Bac souhaité
Expérience souhaitée : entre un et deux ans dans la formation professionnelle

Compétences requises
Savoirs faire :
o Bonne maîtrise de l'outil informatique, des logiciels bureautiques et d'internet
o Connaissance de la fonction publique hospitalière
o Connaissance des principes de base du classement
o Savoir faire preuve d'autonomie
o Capacité à prioriser les tâches et sens de l'organisation
o Savoir gérer une problématique, alerte, compte-rendu
o Orthographe correcte, bonne rédaction

Savoirs être :
o Assiduité, ponctualité, disponibilité, empathie et écoute,
o Capacité à travailler en équipe, capacité d'adaptation, esprit de synthèse, savoir faire preuve d'initiative, être rigoureux
o Discrétion professionnelle impérative et respect du secret professionnel

Particularités du poste : Aucune

Experience: 2 An(s)

Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires,Bonne maîtrise de l'outil informatique,Connaissance de la Fonction Publique Hospitalière,Connaissance des principes de base du classement,Savoir gérer une problématique

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.