Gestionnaire de Scolarité H/F - Service Public

Le ou la gestionnaire de scolarité assure le suivi administratif des parcours étudiants dans le respect des procédures internes et du cadre réglementaire de l'enseignement supérieur. Il/elle est un interlocuteur direct des étudiants, des enseignants et des partenaires institutionnels, et contribue à la qualité du service rendu. Sous la responsabilité du/de la responsable du pôle cycle de formation.

Gestion des parcours étudiants

Réaliser les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants (rentrée, réinscriptions, diplômes, stages, etc.)

Assurer le suivi de la scolarité (absences, aménagement d'études, résultats, validations)

Organiser les examens (convocations, surveillance, saisie des notes, procès-verbaux)

Préparer les jurys et les documents afférents (PV, relevés, rapports)

Accueil et information des publics

Informer les étudiants sur le déroulement de leur scolarité (organisation des études, modalités d'évaluation, stages, mobilité, etc.)

Assurer un accueil de qualité, physique et numérique, dans le respect des principes de neutralité et d'équité

Suivi des formations

Participer à la mise en oeuvre de l'offre de formation (maquettes, volumes horaires, intervenants)

Accompagner les enseignants dans la mise en oeuvre de leur formation

Élaborer des emplois du temps (plannings prévisionnels de formation, emploi du temps des enseignements)

Travail collaboratif et contribution au fonctionnement du service

Participer aux réunions du service scolarité et aux groupes de travail transversaux

Contribuer à l'amélioration continue des procédures et à la rédaction de guides ou de supports

Assurer une suppléance ponctuelle sur d'autres filières ou cycles en cas de besoin

Profil recherché
Formation baccalauréat (Bac +2 recommandé)

Une expérience dans des fonctions similaires serait un plus

Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences
Savoirs (connaissances)

Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche

Connaitre la règlementation relative à la formation et à la scolarité

Maîtriser les techniques d'accueil

Savoir-faire

Utiliser les logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (APOGEE, CELCAT)

Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

Travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs multiples

Planifier son activité et à organiser ses priorités

Aptitude à rechercher, vérifier et classer l'information

Savoir rédiger, transmettre l'information et rendre compte

Savoir-être

Sens du service public

Rigueur, fiabilité et discrétion

Autonomie et sens de l'organisation

Capacité d'écoute, d'adaptation et de réactivité