Office Manager H/F - GROUPE ADVENIS

Advenis est un groupe intégré, coté à la bourse de Paris, présent en France et en Allemagne et composé de plus de 300 collaborateurs. Les activités de groupe sont prioritairement tournées vers l'investissement immobilier en Europe et les services immobiliers (Property et Facility management et le conseil en entreprises) mais également vers la gestion de patrimoine auprès d'une clientèle privée et institutionnelle.

Advenis Real Estate Investment Management (REIM) est la société de gestion de SCPI, d'autres FIA et de Private Equity du groupe Advenis. Elle développe son savoir-faire sur deux spécialités, l'investissement et la gestion d'un patrimoine immobilier en Europe (Allemagne, Espagne, Portugal, Royaume-Uni, Pays-Bas, ...) composé de bureaux, de commerces, d'entrepôt, d'actifs de santé et autres, ainsi qu'un patrimoine immobilier résidentiel en France.Au sein du service juridique, composé de 4 personnes, dans le cadre de la gestion et le suivi d'un portefeuille de sociétés composé principalement de SCPI et d'autres Fonds d'Investissement Alternatifs, vos missions principales consisteront à :

- Assister le Directeur juridique dans l'organisation et la préparation de son activité :
- préparer, élaborer et suivre les dossiers délégués par le Directeur juridique ;
- rédiger des notes, rapports et courriers ;
- organiser et préparer les réunions ;
- Gérer les relations contractuelles avec les partenaires (échanges, récupération des pièces nécessaires, relances, suivi auprès de la direction)
- Suivre et superviser la vie sociale d'une partie du portefeuille sous gestion : Suivi des calendriers et des formalités propres aux sociétés gérées, organisation des conseils de surveillance et des assemblées générales des fonds, et établissement des procès-verbaux
- Assister l'équipe en tant que de besoin, et notamment pour les tâches suivantes :
- archivage et classement des documents administratifs ;
- saisie et mise en forme des courriers, des notes et des rapports ;
- tenue de tableaux de bord nécessaires à l'activité ;
- gestion des appels entrants de la société de gestion et de la relation avec les associés ;
- assistance des gérants pour les tâches administratives des SCPI ;
- mettre en place une harmonisation des serveurs des différents services
- Gérer des dossiers de mutation et de mise à jour des changements de FIA (SCPI, autres FIA type SC ou OPCI)
- Gérer les contrats d'assurance du portefeuille sous gestion
- Gérer et suivre les demandes de dégrèvement auprès de la direction générale des finances publiques
- Gérer les demandes de matériel et de fournitures de l'équipe
- Organisation des événements internes

Vous serez en lien avec l'ensemble des intervenants (au sein du bureau à Paris et avec les prestataires de la société) et d'autres services tels que : Direction Générale, Gestion, Conformité, ainsi que les prestataires et les distributeurs externes.

- Vous êtes de formation administrative, juridique ou de gestion, une expérience en immobilier et en droit est un plus.
- Vous êtes capable d'appréhender l'environnement administratif, juridique et commercial d'une société de gestion.
- Vous maîtrisez les outils informatiques (word, Excel, Powerpoint).
- Qualités souhaitées : sens de l'organisation, rigueur, capacité d'adaptation, aptitudes rédactionnelles, gestion des priorités, dynamisme et autonomie.