Secrétaire H/F - Centre Administratif

Vous allez aimer rejoindre notre équipe de 1 400 professionnels, 53 établissements et services, dans un environnement où tout est mis en oeuvre pour stimuler votre créativité et innover auprès des personnes en situation de handicap ou fragilisées.
Les 2 400 personnes que nous accompagnons sont la véritable inspiration derrière notre mission. Ils nous motivent à jouer collectif, être plus solidaires, et à viser toujours plus haut.
Envie de faire partie de l'équipe ? Découvrez ci-dessous votre futur poste !

Nous recherchons un Secrétaire H/F pour notre siège social situé à Plérin.
Un aperçu de vos missions quotidiennes
Sous le pilotage de Pascale ASSON, assistante de direction, vous intégrez le Secrétariat de notre siège social, composé de 4 collaborateurs (avec vous). Vos missions seront :

- Gestion administrative du parc automobile (environ 500 véhicules propriété de l'Association) :
Vous enregistrez les entrées et sorties des véhicules (affectations, restitutions, renouvellement) en lien avec le comptable du siège ;
Vous assurez le suivi des sinistres en lien avec les compagnies d'assurance et les établissements ;
Vous gérer les cartes carburants (commande, restitution, modification) ;
Vous participez à la rédaction de procédures relatives au parc automobile, à les tenir à jour et les diffuser ;
Vous contrôlez et suivez la validité du permis de conduire des salariés du siège.

- Suivi du parc immobilier et suivi notarial : en lien étroit avec l'assistante de direction,
Vous contribuez au suivi administratif et notarial du patrimoine immobilier de l'Association : centralisation, mise à jour et archivage des documents ;
Vous constituez les dossiers d'assurance dommages-ouvrages liés aux chantiers de travaux de construction/rénovation et les transmettez à l'assureur, puis en assurez le suivi administratif des pièces tout au long des chantiers ;
Vous suivez les dossiers de cession (promesses de vente, actes notariés, échéanciers, pièces administratives) ;
Vous contribuez à la sécurisation des procédures et au respect des délais règlementaires ;

- Vie associative :
Vous tenez à jour la base de données des adhérents de l'association (environ 350 adhérents) ;
Vous gérez l'ensemble du processus des cotisations (appels à cotisations, encaissements, relances, édition des reçus fiscaux) ;
Vous assurez la gestion des dons (enregistrement, suivi, remises en banque, édition des reçus fiscaux) ;
Vous participez à la préparation et à l'envoi des convocations à l'assemblée générale annuelle.

Au-delà de vos missions principales, en lien étroit avec vos collègues, vous assurez l'accueil physique et téléphonique, le secrétariat général (courriers, classement, bases de données) et le support administratif aux services et établissements.
Vous contribuez à la préparation des réunions et à l'organisation d'événements internes et externes.

Vous êtes le candidat idéal si .
- Vous avez en poche un diplôme de niveau Bac à Bac +2 dans le domaine administratif / juridique, par exemple Bac STMG, BTS gestion de la PME, BUT GEA, BTS Notariat, BUT carrières juridiques .
- Vous avez une expérience avérée des environnements juridiques, notariaux ou immobiliers
- Vous êtes un pro du pack office
- Adaptable, réactif et ultra organisé, vous saurez jongler avec nos priorités évolutives ! Vous êtes un As du suivi simultané de dossiers variés et à enjeux
- Vous êtes autonome dans la gestion de vos missions, tout en assurant un reporting efficace à votre responsable
- Vous êtes force de proposition, aimez réinterroger les pratiques et les process pour les rendre plus efficients
- Vous êtes porté par le travail d'équipe
- Vous êtes capable de travailler efficacement au sein d'un open space
- Vous savez vous adapter à des interlocuteurs variés (services du siège, direction d'établissement, adhérents, bénévoles

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Accueil ou accompagnement sans hébergement d'adultes handicapés ou de personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.