Chargé de Production et d'Administration H/F - Charlie Free

Sous l'autorité du directeur, le-la chargé-e de production et d'administration prend en charge la production et l'administration des activités artistiques et culturelles produites et organisées par Charlie Free, tout au long de la saison.
Dans une structure à taille humaine, le-la chargé-e de production et d'administration exerce ses missions en lien étroit avec le directeur, avec une priorisation des tâches selon les temps forts de la saison (saison de concerts, Charlie Jazz Festival, Rendez-Vous de Charlie)
1. PRODUCTION :

En relation étroite avec le directeur, le-la chargé-e de production et d'administration coordonne et suit la production des concerts avec une organisation adaptée aux différentes périodes de l'année :
Rédiger les contrats (engagement, coproduction, cession) et conventions nécessaires à l'accueil des équipes artistiques ;
Prendre en charge la logistique de la production (transports, repas, hébergements) dans le budget imparti ;
Être garant-e de la qualité et de l'efficacité de l'accueil des équipes artistiques : contacts en amont, anticipation des demandes (feuilles de route, riders, plannings de balances), gestion des arrivées et départs ;
Gérer et coordonner la préparation des loges ;
Coordonner les équipes chargées de la restauration des artistes (catering, régimes alimentaires spécifiques) ;
Accueillir les artistes et s'assurer de leur confort durant la totalité de leur séjour, en collaboration avec le directeur ;
Recruter et accueillir les bénévoles en amont du Charlie Jazz Festival et du Rendez-Vous de Charlie (appel à bénévolat, suivi des candidatures et répartition des postes)
2. ADMINISTRATION :

Ces missions sont exercées sous la responsabilité du directeur, suivant un calendrier administratif défini et anticipé (subventions, bilans, obligations réglementaires).
Élaborer, suivre et actualiser les demandes de financements publics et privés (dossiers de subventions, appels à projets) ;
Participer à la rédaction de rapports et bilans d'activités ;
Assurer l'émission des factures (prestations de services) ;
Suivre et régler les droits d'auteur (SACEM) ;
Effectuer diverses tâches administratives courantes.
Profil souhaité
Formation supérieure dans le domaine de l'administration et de la production culturelle (Master II en gestion / administration culturelle ou équivalent).
Expérience souhaitée : au moins 3 ans d'expérience dans un poste similaire au sein d'une structure culturelle.
Esprit d'équipe.
Bonne connaissance et expérience du spectacle vivant et du secteur culturel en général.
Autonomie, rigueur, sens de l'organisation et réactivité.
Excellentes capacités de communication écrite et orale, aisance relationnelle et diplomatie.
Connaissance des bases sociales, juridiques et administratives liées au secteur artistique (spécificités contractuelles).
Maîtrise technique des logiciels (Suite Office).
Anglais professionnel apprécié (écrit et parlé).
Sensibilité pour le jazz appréciée.
Disponibilité demandée lors des concerts, du Charlie Jazz Festival et du Rendez-Vous de Charlie.
Déplacements fréquents pour coordonner et participer à la mise en oeuvre des actions de production artistique.
Horaires de référence 9h30-13h / 14h-17h30, avec une flexibilité d'une heure à l'arrivée et au départ. Les salarié-e-s organisent leurs horaires en autonomie et transmettent en début de semaine au directeur un récapitulatif de leurs heures, dans le respect des 35 h hebdomadaires.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Optimiser les effectifs, l'adéquation et l'allocation des ressources,Négocier avec des partenaires et sponsors,Promouvoir une proposition, un projet,Mener des études de faisabilité économique

Langues: Anglais exigé

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Arts du spectacle vivant

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de créativité, d'inventivité : Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, ...).