Assistant Pole Deplacements - Cabinet - Region Auvergne Rhone-Alpes H/F - Conseils régionaux

Rattaché(e) à l'unité déplacements et RP au sein du cabinet du Président, vous serez chargé(e) d'assurer des missions de secrétariat.

Résidence administrative du poste : Lyon

Les activités principales sont les suivantes :

- Accueil téléphonique (filtrage et orientation d'appels, prise de messages)
- Préparation, mise en forme et adaptation de courrier-type
- Prise en charge du courrier arrivée et/ou départ, suivi des parapheurs
- Saisie et mise à jour de tableaux
- Classement, photocopies, archivage
- Fonction de relais
- Gestion de la logistique du service

Les activités spécifiques ou transversales :

Dans le cadre des déplacements du Président :

- Réalisation des travaux de recherches ponctuelles d'information en relation avec les services de la Région et les partenaires extérieurs
- Rédaction des fiches récapitulatives
- Préparation et constitution de dossiers administratifs

Des déplacements sont à prévoir sur la Région Auvergne Rhône Alpes lors de grands évènements (voeux, salon de maires à Paris, sommet de l'élevage ou encore le salon de l'agriculture)
Possibles dépassements horaires.

Le contenu des missions est susceptible d'évoluer en fonction des évolutions de l'organisation du service.

SAVOIRS et SAVOIR FAIRE

Maîtriser l'orthographe et la syntaxe
Connaître l'institution et ses procédures
Maîtriser les techniques de secrétariat (lecture et écriture rapide, classement...)
Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et de communication
Maîtriser l'usage d'applicatifs et de logiciels spécifiques
Savoir gérer les urgences et les priorités
Maîtriser les règles internes de la rédaction de courrier et de l'organisation de réunions

SAVOIR-ETRE :
Rigueur et qualités d'organisation
Sens du travail en équipe
Qualités relationnelles
Adaptabilité
Discrétion
Disponibilité
Polyvalence