Assistant Administratif - Mairie de Fontenilles H/F - Communes

Rejoindre Fontenilles, c'est...
Intégrer une commune à taille humaine où la qualité du service public et le bien-être des agents sont au coeur des priorités.
Avec 6 000 habitants et environ 90 agents répartis sur 7 services municipaux, Fontenilles offre un environnement de travail stimulant, dynamique et proche des citoyens.
La mairie recherche aujourd'hui un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre le pôle
Ressources, une équipe engagée et solidaire de 4 gestionnaires, au coeur du fonctionnement
administratif de la collectivité. Le pôle ressources se compose de 3 services : le service RH, le service Finances et le service facturation/relation familles (cantine, ALAE/ALSH).

Votre rôle :
Sous la responsabilité de la Directrice des Ressources et en lien étroit avec les gestionnaires, vous participez au fonctionnement quotidien du pôle Ressources, en assurant un appui administratif polyvalent et en contribuant à la bonne organisation des activités du service.

Vos missions principales :
- Accueil téléphonique et physique du public et des agents
- Gestion du courrier et des courriels
- Rédaction, mise en forme et suivi des documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus)
- Alimentation et suivi de différents tableaux de bord de suivi de l'activité
- Gestion, classement et archivage des dossiers
- Appui organisationnel au pôle Ressources, lors des pics d'activités propres à chaque
service
- Contribution au bon fonctionnement du service par une organisation efficace et rigoureuse

Un exemple de missions qui peuvent vous être confiées ?
- Saisie et suivi des bons de commande et Suivi administratif des devis
- Mise à jour des tableaux de suivi budgétaire
- Assurer le lien administratif avec les fournisseurs
- Participation à la gestion administrative des inscriptions et facturations (cantine,ALAE/ALSH)
- Réponse aux demandes des familles et assurer le suivi des dossiers
- Classement et archivage des pièces comptables et administratives

Profil recherché :
- Formation administrative Bac à Bac +2
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
- Capacité à utiliser des logiciels métiers : connaissance du logiciel eMagnus appréciée

Compétences et qualités attendues :
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
- Qualités relationnelles et esprit d'équipe
- Capacité à s'adapter à différents interlocuteurs (collègues, agents, familles)
- Rigueur : fiabilité dans le suivi des dossiers
- Organisation : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser
- Réactivité : aptitude à répondre efficacement aux demandes dans des délais contraints =Respect des délais et des échéances
- Efficacité : autonomie, sens des responsabilités.
- Gestion du stress et des imprévus