Agent d'Accueil et Officier d'État Civil Délégué - Mairie de Vieillevigne H/F - Communes

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous assurez l'accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier et de location des salles communales, les formalités administratives et de secrétariat, la gestion du cimetière, ainsi que les missions d'état civil et population.

Accueil physique et téléphonique du public - Courrier :
- Ouverture, tri, enregistrement informatique et diffusion du courrier entrant (papier et mail)
- Préparation, enregistrement informatique, affranchissement et envoi du courrier sortant
- Suivi des demandes des administrés
- Gestion de l'affichage
- Démarches administratives générales (registres, déclarations, mises en fourrière, autorisation des manifestations, autres)
- Suivi du planning des demandes de consultation des archives et mise à disposition des archives lors des permanences

Gestion de la location des salles :
- Gestion du planning d'occupation des salles
- Préparation et suivi des dossiers de réservation (conventions, attestation d'assurance, remise des clés, états des lieux...)
- Transmission du dossier au service comptabilité pour la facturation

Formalités administratives :
- Etat civil : Naissance, reconnaissance, baptême civil, mariage (préparation et célébration), divorce, PACS, transcription, décès, attestation d'accueil
- Cimetière : Accueil et renseignements auprès des familles ; suivi des concessions
- Elections : Inscription et radiation sur les listes électorales, tenue du Registre Electoral Unique en lien avec l'INSEE, soutien administratif à l'organisation des scrutins électoraux
- Urbanisme : Orientation vers le PLU et le service ADS, enregistrement des demandes ADS

Conditions d'exercice :
- Travail en binôme avec le deuxième agent d'accueil
- Travail 1 samedi matin sur 2 (10 h à 12 h)
- Participation ponctuelle à des commissions (soir) ou scrutins (week-end)

- Expérience souhaitée sur un poste similaire
- Maîtriser la réglementation applicable en matière d'état civil, d'élections et de législation funéraire
- La connaissance des logiciels BERGER LEVRAULT (état civil), 3D OUEST (location des salles), CARTACIM (cimetière), TRIBOFILM (gestion des demandes des administrés) serait un plus.
- Avoir le sens du service public
- Aptitude à bien communiquer
- Bonne maîtrise de soi, diplomatie
- Sérénité et recul en cas de situation délicate et stressante
- Mise en pratique des techniques d'accueil et aisance relationnelle