Agent d'Accueil Polyvalent - Mairie de Maizieres la Grande Paroisse H/F - Communes

Sous l'autorité de Monsieur le Maire et en étroite collaboration avec la secrétaire générale de Mairie, vous serez recruté(e) au sein du service administratif, composé de 2 agents à temps complet :
- une secrétaire générale de Mairie
- un assistant de gestion administrative et comptable
et 1 agent d'accueil à temps non complet (21/35h)

- ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU PUBLIC
- GESTION DU COURRIER
- ETAT CIVIL :
. Enregistrer et rédiger les actes d'Etat Civil (reconnaissances, naissances, mariages, décès) ;
. Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d'Etat Civil ;
. Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, PACS, parrainage civil ;
. Tenir à jour les actes et les registres d'Etat Civil (apposition des avis de mention, ...) ;
. Délivrer les extraits ou copies intégrales d'actes d'Etat Civil aux usagers, officiers publics, Notaires, etc., dans le respect des règles de publicité.
- SECRETARIAT ET ASSISTANCE AUX ELUS ET AUX PERSONNELS ADMINISTRATIFS :
. Rédiger les correspondantes courantes, les arrêtés divers, etc. ;
. Préparer et assurer le suivi des réunions de Conseil Municipal : convocations, préparation des dossiers et rédaction du procès-verbal ;
. Garantir la préparation et la mise en oeuvre des cérémonies et autres manifestations ;
. Gérer les dossiers des sapeurs-pompiers volontaires ;
. Classer et mettre à jour les dossiers liés au personnel ;
. Gérer les réservations et la tenue des plannings d'occupation des salles de la collectivité ;
. Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs.
- ELECTIONS :
. Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions, radiations, modifications, etc.) ;
. Assister la secrétaire générale de Mairie pour l'organisation matérielle des scrutins ;
. Assurer une permanence lors des scrutins.

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES :
- Suivi et mise à jour des informations locales sur l'application PanneauPocket.
- Mise à jour du site internet de la commune.

SAVOIR ET SAVOIR-FAIRE :
- Connaissance du fonctionnement et des missions d'une Commune ;
- Connaissances dans le domaine de l'Etat Civil ;
- Connaissances des techniques de rédaction administrative ;
- Maîtrise des logiciels de bureautique et de messagerie ;
- Bonnes qualités rédactionnelles et excellente maîtrise de l'orthographe.

SAVOIR-ÊTRE :
- Qualités relationnelles et d'écoute ;
- Discrétion, secret professionnel et devoir de réserve ;
- Sens de la diplomatie ;
- Rigueur et sens de l'organisation ;
- Autonomie et prise d'initiatives ;
- Capacités d'analyse et de synthèse ;
- Disponibilité ;
- Polyvalence.