Adjoint au Chef de la Section Accueil H/F - Direction des Finances, des Achats et des Services

Le service est composé de 8 bureaux.
La cheffe de service est assistée de 3 adjoints, chacun responsable de pôle :
- Fonctionnement courant constitué de 3 bureaux : budget des services, prestations des services et intendances. L'adjoint est par ailleurs haut fonctionnaire à la sécurité routière et référent ministériel des mobilités.
- Politique immobilière constitué de 2 bureaux : stratégie immobilière et travaux et exploitation.
- Gestion des connaissances et des synthèses constitué de 2 bureaux : politique documentaire et archives

Le bureau de l'accueil et de la sécurité est directement rattaché à la cheffe de service.

Sur les 3 sites de l'administration centrale, il a pour missions :
- d'accueillir, orienter et guider les usagers (accueil physique et accueil téléphonique)
- d'assurer la sûreté (gardiennage, filtrage, sécurisation des lieux et des activités, lutte contre l'incivisme)
- de garantir la sécurité incendie (prévention, secours et assistance à personnes)

Effectifs du bureau : 20 agents (dont 4 catégorie A, 4 catégorie B et 12 catégorie C)Encadrement : OUI

Nombre de personnes à encadrer (répartition par catégorie) :
- Accueil physique :
o 10 hôtesses de la société prestataire.
- Accueil téléphonique :
o 1 fonctionnaire de catégorie B.
o 5 fonctionnaires de catégorie C.

Activités principales :
Il/elle seconde la cheffe de la sections des accueils dans l'ensemble de ses missions de pilotage de la section, en ayant une connaissance permanente de tous les dossiers, managériales et administratifs.

- Pilotage de la qualité de l'accueil au moyen d'indicateurs quantitatifs et qualitatifs ;
- Pilotage et accompagnement du prestataire dans la réalisation des accueils spécifiques ou complexes ;
- Encadrement du personnel des accueils ;
- Rédaction des consignes d'accueil ;
- Supervision de la prestation privée d'accueil physique et téléphonique ;
- Appui permanent de la cheffe de section ;
- Contrôle de l'exécution des marchés d'accueil ;
- Gestion et organisation des évènements sur les deux sites de l'Administration centrale ;
- Gestion de la réservation de salles de réunion (Amphithéâtre, auditorium), collecte des informations ;
- Participation à la rédaction des documents liés aux renouvellements des marchés de prestation ;
- Amélioration continue des prestations.

Activités annexes :
Participe et applique les procédures de protection des personnes et des biens.

Partenaires institutionnels :
Les cabinets ministériels internes, l'ensemble des 16 directions de l'administration centrale.

Relations avec les agents internes et les prestataires internes ou externes pour l'organisation d'événements particuliers.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)
Connaissances :

- Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné : A
- Management : M
- Planification, organisation et coordination d'équipes : A
- Outils informatique : M
- Fonctionnement de la sécurité au sein de l'administration : A

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

- Travailler en relation avec les divers cabinets, directions et services du Ministère ***
- Etre autonome **
- Faire preuve de discrétion professionnelle ***
- Faire preuve de réactivité en toutes circonstances ***
- Posséder une bonne présentation, exemplarité ***
- Avoir le sens de l'écoute et du dialogue **
- S'adapter aux besoins des différents types d'usagers ***
- Esprit d'équipe ***

Savoir-faire :

- Recueillir et traiter les informations : M
- Organisation : M
- Identification et gestion des urgences et des situations conflictuelles : M
- Animation d'équipe : A
- Application des techniques d'accueil téléphonique : M
- Gestion de plannings : A
- Rendre compte : M

Expérience professionnelle :
Une première expérience de 2 ans minimum est requise sur ce poste.