Responsable Département Services H/F - Alphika

Votre mission :

Vous êtes le relais du Directeur d'agence dans la gestion et l'optimisation de l'activité Services en relation avec les différentes fonctions de votre service.
Vous veillez notamment à la bonne tenue des dossiers petits travaux et modernisation de la prise de commande jusqu'à la clôture de l'affaire, à la bonne exécution des contrats de maintenance, à l'acquisition de nouveaux travaux ou contrats et à la livraison d'une installation conforme à la réglementation et à la commande du client.
Votre rôle est également d'optimiser l'organisation de vos équipes et de coordonner conjointement avec le Responsable Bureau d'études, le planning des études et des travaux.
Vous êtes garant du respect du Chiffre d'affaires par rapport au prévisionnel et des marges sur l'ensemble des segments de votre activité : contrats de maintenance, petits travaux et modernisation.

1) Axe performance économique et financière
- Assurer le chiffre d'affaires par segments d'activités et niveaux de marges prévisionnelles
- Superviser et contrôler avec l'aide de l'assistante département Services le suivi des situations, de la facturation, des encaissements conformément à ce qui a été négocié
- Superviser les enregistrements de commandes clients
- Valider les commandes fournisseurs
- Suivre le planning et les indicateurs de votre activité et anticiper l'activité à venir
- S'assurer du suivi du dépannage et de l'avancement des contrats de maintenance
- Identifier et proposer des devis supplémentaires aux clients

2) Axe Clients et parties prenantes
- Assurer, dans votre périmètre géographique, le suivi des clients fidélisés
- Développer la prospection
- Gérer la relation avec les clients, la maitrise d'oeuvre, l'assurer et les autres parties
prenantes jusqu'à la réception des chantiers (obtention d'un PV de réception sans
réserve)
- Accompagner les Chargés d'affaires sur différentes tâches : validation technique du
projet, appui organisationnel pour les travaux de modernisation, analyse et traitement
des réclamations clients
- Participer aux réceptions de travaux neufs afin de remettre une proposition de contrat de
maintenance

3) Axe processus et excellence opérationnelle
- Etablir le planning général de travaux Établir et/ou valider les contrats de maintenance et
leurs feuilles de vente
- Mettre à jour le tableau du contrôle budget
- Gérer et traiter techniquement les non-conformités et les modifications contractuelles
- Organiser et gérer le stock de l'agence en vue d'optimiser l'approvisionnement
- Organiser l'enlèvement des déchets de l'agence
- Relire, par échantillonnage, des rapports de maintenance pour s'assurer de leur
complétude et des actions menées suite aux observations
- Veiller à obtenir le ou les certificats de conformité attendus au regard du référentiel
applicable
- Respecter le système qualité et les procédures propres à l'emploi

4) Axe RH et organisation
- Etudier, avec le Responsable maintenance, les tournées des techniciens afin de les
optimiser
- Mettre en place et suivre le planning des astreintes
- Former et accompagner votre équipe
- Définir les objectifs, les indicateurs de suivi et de résultat de vos équipes
- Préparer vos entretiens annuels de suivi professionnel
- Assurer les entretiens professionnels et les feed-back pour vos subordonnés
- Respecter les règles éthiques (cf. Compliance)

5) Axe sécurité et santé au travail et environnement
- Appliquer et faire appliquer les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et la santé au travail au personnel Minimax et aux sous-traitants
- Appliquer et faire appliquer les procédures qualité au personnel Minimax et aux sous-traitants
- Adopter, en permanence, le comportement, les gestes et postures appropriés à votre activité afin de prévenir les risques professionnels
- Veiller à la tenue et à la signature des plans de prévention à jour pour les clients de votre activité
- Réaliser des visites sécurité sur les chantiers
- S'assurer que l'ensemble du personnel dispose de toutes les habilitations et / ou formations requises au regard des tâches à réaliser
- Remonter les situations dangereuses et les presqu'accidents
- Contribuer activement au respect des engagements de Minimax France en matière de protection de l'environnement et de développement durable
- Appliquer et promouvoir les bonnes pratiques environnementales dans l'exercice quotidien de vos missions
- Optimiser l'utilisation des ressources en réduisant l'impact environnemental lié à vos activités

COMPETENCES:

- Connaissance des installations de protection incendie selon votre périmètre d'activité (systèmes sous eau, sous air, sous glycol, pré-action, déluge ou risques spéciaux...)
- Connaissance approfondie de la réglementation concernant la maintenance d'installations sous eau (R1, R5, NF EN, FM, NFPA)
- Connaissances de base en gestion contractuelle de marchés de travaux
- Connaissances du système qualité et des procédures internes à l'entreprise propres à l'emploi
- Maitrise de l'outil informatique (Pack office et ERP)
- Aptitude à la supervision et au management d'équipe
- Rigueur
- Sens du relationnel et de l'engagement
- Sens de l'organisation, de l'anticipation et des responsabilités