Gestionnaire Administrative Comptable et Financière du Labo Sociétal H/F - Service Public

Le Labo sociétal est un service (4 à 5 personnes) qui coordonne l'intervention d'une centaine d'étudiants centraliens bénévoles auprès de plus de trois cents collégiens, lycéens et jeunes adultes issus des quartiers prioritaires ou en situation de handicap, vers leur réussite académique , personnelle, voire professionnelle. Par ailleurs, le Labo sociétal opère en propre d'autres programmes visant à favoriser l'égalité femme-homme et la recherche de stage de 3eMission principale
Assure la gestion administrative, comptable et financière des projets du Labo sociétal, en appui sur la mise en oeuvre des projets du service de manière transversale.

Gestion comptable et financière
· Élaboration du budget prévisionnel du service avec le directeur et la coordinatrice, en lien avec le service financier.

· Contribution à la recherche et gestion de financementsdu service: montage, suivi des dossiers de subventions et conventions, élaboration des comptes rendus et bilans avec la coordinatrice, et saisi des demandes et bilans de subventions sur les différentes plateformes des institutions partenaires

· Contribution à la recherche de nouveaux financements publics et privés

· Suivi des recettes et dépenses des projets du service : suivi des versements et documents relatifs aux recettes, des budgets prévisionnels, des dépenses engagées

· Traitement des devis et factures avec les fournisseurs et prestataires

· Suivi du calendrier de réalisation des prestations et des vacations avec la coordinatrice, et élaboration des documents administratifs y afférant

· Gestion des documents comptables suivant les processus internes à l'Ecole: numérisation, transmission aux services concernés, archivage, suivi dans GFC Dépenses.

· Veille, conseil et aide à la prise de décision avec la coordinatrice

· Gestion des différents tableaux de reporting/engagement de dépenses et outils à remplir pour les services de l'école

· Suivi des procédures financières particulières : indemnités de service civique ou de stage, etc.

Gestion administrative
· Montage et suivi des dossiers administratifs des bénéficiaires des projets du Labo sociétal (contrat d'engagement des élèves tutorés, conventions de stages des élèves pour le projet Dégun sans stage...)

· Gestion des bases de données des bénéficiaires et partenaires des actions du Labo sociétal

· Elaboration et alimentation de tableaux de bord et suivi d'indicateurs pour les projets du Labo sociétal

· Gestion des documents administratifs du service, en lien avec les services de l'école

· Lien et coordination avec les différents partenaires extérieurs à l'Ecole sur les conventions de financement et de partenariat des projets du Labo sociétal (établissements scolaires, bailleurs de fond, partenaires associatifs...)

· Archivage des documents administratifs et financiers

· Contribution au fonctionnement RH du service : suivi des missions (ordre de mission, état de frais), suivi de vacation, organisation de réunions, réservation de salles.

· Rédaction et envois de courriers ou publipostages

Savoir et savoir-faire, connaissances opérationnelles
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
Connaissance de la comptabilité publique et du suivi budgétaire
Connaissance et expérience des règles et pratiques des subventions publiques
Compréhension des problématiques sociétales liées aux projets du Labo sociétal
Savoirs sur l'environnement professionnel
Connaissance des finances publiques
Savoir-faire opérationnels
· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

· Appliquer des règles financières

· Excellente maîtrise des outils de bureautique (excel, word, ppt)

· Expérience de l'utilisation de bases de données

Savoir être et compétences comportementales
Excellent relationnel
Rigueur et sens des responsabilités
Disponibilité et engagement
Travail en équipe
Compréhension des attentes des différents acteurs, dans le respect de la politique de communication de l'établissement,
Intérêt pour l'enseignement supérieur et la recherche ainsi que pour les sujets sociétaux.