Assistant·e Scolarité Hear - Mulhouse H/F - Haute Ecole des Arts du Rhin

Sous l'autorité de la Responsable du Service scolarité du Site d'arts visuels de Mulhouse, en lien avec
l'ensemble des services de la HEAR, l'Assistant.e à la scolarité des arts visuels a pour missions :
Activités principales en Scolarité:
- Accueil physique et téléphonique des étudiants et autres interlocuteurs (candidats,
parents, partenaires)
- Temps d'écoute et d'échanges avec les étudiants
- Suivi administratif des étudiants
- Gestion de la base de données de la scolarité (Taïga)
- Organisation des évènements rythmant la vie scolaire (rentrée, examen d'entrée,
commission d'équivalence, bilans)
- Participation aux événements publics : journée des Carrières, journées Portes ouvertes
- Rédaction, saisie et mise en forme de documents et courriers (notes, courriers, comptes-rendus, attestations.)
- Bons de commande (Mathez, CIRIL)
- Gestion et suivi des étudiants arrivant en mobilité d'études et sortant en mobilité d'études
ou de stage
- Suivi et validation des demandes de bourses, de mobilités à l'étranger
- Organisation, suivi et gestion des ateliers publics et des workshops des ateliers publics et
interface avec l'Université populaire
Activités secondaires :
- Etablissement de tableaux de bords et de statistiques
- Classement, archivage des dossiers de la scolarité

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classement, archivage,Techniques de secrétariat,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Corriger et mettre en forme un document,Mettre à jour un dossier, une base de données,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.