Assistant·e Administratif·ive - Mairie de Reze H/F - Communes

Au sein du centre socioculturel, l'assistant administratif est rattaché au directeur du centre socioculturel, lui-même rattaché au Président de l'association gestionnaire du centre. L'assistant administratif est mis à disposition auprès de l'association. Il conserve un lien fonctionnel avec la Ville de Rezé par le biais de la direction Education, jeunesse et CSC. L'assistant administratif participe par son action à l'accueil de la structure, la gestion administrative et planification ainsi que la communication. Il oeuvre dans le cadre des axes et objectifs fixés par le projet social de l'association, défini selon les orientations générales de la convention Ville-CSC et les critères d'agrément "centre social" de la CAF, à savoir : un équipement de proximité à vocation sociale globale, un équipement à vocation familiale et pluri générationnelle, un lieu d'animation de la vie sociale et un lieu d'interventions sociales concertées et novatrices

En tant qu'assistante ou assistant administratif, vos principales missions sont les suivantes :
- Accueillir les différents publics du CSC : accueil physique et téléphonique au Chemin Bleu ou à la Noelle, gestion de l'information électronique (messagerie, répondeur), participation à la valorisation du CSC en interne ou en externe (aménagement de l'espace, participation et tenue des stands d'accueil), Information et orientation du public, écoute des besoins, recueils des problèmes, Assurer la gestion logistique des prêts de salle et de matériels (convention, livraison, paramétrage des badges...) et partage de l'information avec l'équipe
- Assurer le secrétariat du CSC : gestion du courrier, soutien administratif de la direction dans le suivi des instances associatives, traitement statistique de l'activité, classement et archivage, réalisation de petites tâches de communication (suivi et alimentation du site Internet et de la Newsletter)
- Participer à la gestion et à la planification des activités : paramétrage des activités et suivi des dossiers des adhérents (inscriptions, règlements, facturations) sur le logiciel de gestion des activités, communication avec les adhérents, gestion des demandes de partenaires (demande de salles, RDV...), gestion des fournitures et du matériel et communication avec les adhérents (absences d'intervenant, changement de salle...)
- Assister la comptable et la directrice dans les activités comptables : tenue des caisses, relance des impayés, contrôle des affectations analytiques, participation à la conception d'outils de gestions (fiche de banque et de caisse)
- Gestion logistique : prêt de salles (plannings, conventions), prêts du matériel (PC, vidéoprojecteur, percolateur, barnum...), rangement et tri (placards, accueil, rotonde)
De manière ponctuelle, participer à des manifestations et accueil lors des temps fort sur site et hors les murs

Vous disposez d'une formation dans les métiers du secrétariat et d'accueil ou d'une expérience significative sur des fonctions d'assistant·e adminsitratif·ive et d'accueil du public.
Vous disposez de qualités rédactionnelles et avez l'habitude de hiérarchiser et de prioriser les demandes en toute autonomie. Vous maitrisez les techniques de secrétariat et vous avez une aptitude à la prise de note.
Vous maitrisez les outils informatiques, notamment Excel, Word et PWP et vous avez une aisance pour vous familiariser rapidement à de nouveaux logiciels.
Vous avez si possible une connaissance des logiciels métiers ACLCE et Planitech.
Autonome et dynamique, vous avez le sens de l'initiative. Vos qualités relationnelles, ainsi que votre sens de l'écoute et de la discrétion, sont reconnues et vous permettent d'échanger facilement avec vos collègues, responsables et le public.