Agent d'Accueil au Service Petite Enfance - Mairie de Paray-Vieille-Poste H/F - Communes

Vous assurez une permanence d'accueil téléphonique et physique du public et des familles. Par ailleurs, vous gérez les dossiers administratifs des familles, les présences des enfants, la contractualisation et la facturation en collaboration avec les responsables des multi-accueils.

Vos missions !

Assurer l'accueil téléphonique et physique du public et des familles

Gérer les dossiers administratifs des familles :
Assurer l'inscription des enfants lors des rendez-vous administratifs des nouvelles familles,
Préparer et éditer les contrats de garde (régulier, occasionnel) et avenant de contrat (saisie et suivi),
Saisir les plannings de réservation des familles (contrat occasionnel, atypique, regroupement ...),
Saisir et actualiser les présences réelles et les absences des enfants (maladie, congés des familles ...),
Assurer la vérification des pointages des parents (corrélation avec les heures réellement effectuées),
Assurer la facturation des familles : préparer, éditer et réaliser la facturation,
Éditer les attestations pour les avis d'imposition des familles.

Gérer les documents administratifs des multi-accueils :
Rédiger des courriers à destination des familles (courrier d'accord, de refus, d'attente ...),
Éditer les feuilles de présence et les feuilles de liaison pour les professionnels des sections,
Saisir le nombre de repas prévisionnels pour le service restauration et éditer les menus,
Assurer un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement des structures d'accueil petite enfance, à l'accueil et à l'information des parents,
Assurer la reproduction et la diffusion de documents et dossiers aux services partenaires,
Traiter le courrier.

Gérer l'information, le classement et l'archivage des dossiers :
Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers,
Trier, classer et archiver les documents (papiers, électroniques) selon l'organisation interne et/ou l'exigence de présentation de documents professionnels et/ou le plan de classement de la collectivité,
Préparer les dossiers pour les instances.

Avez-vous le profil ?

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac ou équivalent dans le domaine du secrétariat.
Vous avez le sens de l'accueil et savez faire preuve d'organisation et de rigueur.
Vous possédez des qualités rédactionnelles (courriers) et êtes à l'aise avec les outils numériques.
Vous savez faire preuve d'adaptation, d'écoute et de discrétion.