Assistant de Direction H/F - Service Public

Apporte une assistance permanente à la direction en termes d'organisation, de gestion de communication, d'information, d'accueil, de suivi des dossiers et de classement.

Secrétariat

- assure l'accueil physique téléphonique et par courriel pour la direction
- gère la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions, assure le suivi des frais de déplacement
- gère les messageries «direction-ddt», «DDT», «DDT-déplacements»
- vérifie, met en forme et valorise les supports écrits (courriers, comptes-rendus, organigrammes, charte graphique, et assure leur diffusion sur l'Intranet si nécessaire)
- assure la réception, le traitement et la diffusion d'informations (courrier, messagerie, Intranet, Maarch) et gère le courrier arrivé à la direction
- met à jour l'organigramme et l'annuaire du service, suit le planning des congés de l'ensemble des chefs de service (continuité de service) et les valide sur CASPER
- prépare et actualise les dossiers CODER T, bilatérales préfecture, le livret d'accueil des nouveaux arrivants

Communication:

En lien avec le ou la chargé.e de mission démarches stratégiques:
- gère le site Intranet et la gestion des droits d'écriture
- collecte et met en forme les articles en vue du fil du mois et du fil de l'an
- participe à l'organisation matérielle des événements de la DDT (AG, voeux)
- correspondant fonctionnel Lime Survey
- assure le lien en matière de communication avec le service interministériel communication de la préfecture, s'assure du circuit de validation des communiqués de presse

Positionnement hiérarchique:
Le poste est rattaché à la direction avec un lien fonctionnel avec le ou la chargé.e de mission démarches stratégiques.

Le titulaire du poste est sous l'autorité hiérarchique de la directrice et de la directrice-adjointe.
Elle ou il est en relation permanente avec l'ensemble des chefs et cheffes de service et des partenaires extérieurs.

Connaissances techniques:
- environnement professionnel (fonctionnement/activités/procédures)
- outils bureautiques, outils WEB (messagerie, sites Internet et Intranet)
- outil de courrier dématérialisé Maarch

Compétences transversales:
- capacités d'analyse et de synthèse
- capacités en communication écrite et orale
- compétence en bureautique

Compétences relationnelles:
- capacité d'accueil
- sens et goût des relations humaines / écoute
- capacité d'adaptation / réactivité
- capacité d'initiative / autonomie
- capacité d'organisation / rigueur
- capacité de discrétion / diplomatie
- travail en équipe